Zero-based budgeting คืออะไร? วิธีทำงบประมาณและตัวอย่าง | Cash Book
คำตอบแบบรวดเร็ว
การทำงบประมาณแบบ Zero-based คือวิธีการที่คุณจัดสรรรายได้ที่คาดว่าจะได้รับให้เป็นหมวดหมู่ต่างๆ ก่อนเริ่มเดือนใหม่ เพื่อให้รายได้ลบรายจ่ายที่วางแผนไว้เท่ากับศูนย์ จะไม่มีเงินส่วนไหนที่ไม่ได้ถูกจัดสรร โดยเงินออมและการชำระหนี้ก็นับเป็นหมวดหมู่เช่นกัน หากคุณคาดว่าจะมีรายได้ $3,200 คุณก็วางแผนใช้จ่ายให้ครบ $3,200 จนครบทุกบาท เป้าหมายไม่ใช่การใช้เงินให้หมด แต่เป็นการตัดสินใจล่วงหน้าว่าเงินแต่ละส่วนจะไปอยู่ที่ไหน เพื่อให้การใช้จ่ายในเดือนนั้นเป็นไปตามแผน ไม่ใช่เหลือเท่าไหร่ก็ใช้เท่านั้น
การทำงบประมาณแบบ Zero-based คือการจัดสรรรายได้ทุกหน่วยให้มีหน้าที่ของมันก่อนที่เดือนใหม่จะเริ่ม เพื่อให้รายได้ลบรายจ่ายที่วางแผนไว้เท่ากับศูนย์พอดี นี่เป็นวิธีการวางแผน ไม่ใช่เป้าหมายการใช้จ่าย เงินยังคงถูกนำไปจ่ายค่าเช่า ค่าของใช้ ค่าออม และค่าอาหารนอกบ้านตามปกติ ความแตกต่างคือจำนวนเงินแต่ละรายการถูกตัดสินใจไว้ล่วงหน้าแทนที่จะมาดูเอาตอนสิ้นเดือน
วิธีการทำงาน
เริ่มต้นด้วยรายได้ที่คุณคาดว่าจะได้รับในรอบเดือน จากนั้นระบุหมวดหมู่และจัดสรรจำนวนเงินให้แต่ละรายการจนกว่ายอดเงินที่ยังไม่ได้จัดสรรจะเหลือศูนย์ เริ่มจากค่าใช้จ่ายคงที่อย่างค่าเช่าและประกันเพราะทราบจำนวนที่แน่นอน ตามด้วยค่าใช้จ่ายจำเป็นที่ผันแปร เช่น ค่าอาหารและค่าน้ำมัน ต่อด้วยเงินออมและการชำระหนี้โดยถือเป็นรายการหลักไม่ใช่เงินที่เหลือค่อยเก็บ สุดท้ายคือหมวดหมู่ตามความสมัครใจซึ่งจะใช้เงินส่วนที่เหลือ
ตัวอย่างการคำนวณ สมมติว่าคุณคาดว่าจะมีรายได้ $3,200 ในเดือนหน้า ค่าเช่า $1,200 และค่าน้ำค่าไฟ $180 เหลือ $1,820 ค่าอาหาร $420 ค่าเดินทาง $160 ค่าโทรศัพท์และค่าสมาชิก $75 เหลือ $1,165 คุณจัดสรรเงินออม $400 และกองทุนซ่อมรถ $250 เหลือ $515 ค่าอาหารนอกบ้าน $200 ค่าเสื้อผ้า $100 ค่าของขวัญ $60 และเงินใช้จ่ายส่วนตัว $155 ยอดที่ยังไม่ได้จัดสรรจะเท่ากับ $0 เงินทุกบาทมีชื่อเรียก และเงิน $155 สำหรับใช้จ่ายส่วนตัวนั้นสามารถใช้ได้อย่างสบายใจเพราะมีการวางแผนไว้แล้ว
ในระหว่างเดือน คุณบันทึกรายจ่ายตามหมวดหมู่เหล่านั้น เมื่อหมวดหมู่ไหนเงินหมด คุณต้องหยุดใช้จ่ายในหมวดนั้นหรือย้ายเงินจากหมวดอื่นมาแทนเพื่อให้ยอดรวมสมดุล เมื่อสิ้นเดือน เงินที่เหลือในแต่ละหมวดสามารถยกยอดไปเดือนหน้า เก็บออม หรือรีเซ็ตใหม่ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
จุดแข็งของวิธีนี้คือการทำให้เห็นการแลกเปลี่ยนที่ชัดเจน งบประมาณที่ระบุว่า "$200 สำหรับค่าอาหารนอกบ้าน" คือการตัดสินใจ แต่ยอดเงินในบัญชีที่บังเอิญเหลือ $200 ไม่ใช่การตัดสินใจ งบประมาณแบบ Zero-based ยังช่วยให้คุณพบหมวดหมู่ที่อาจลืมไป เช่น ค่าธรรมเนียมรายปีหรือค่าของขวัญ เพราะกระบวนการจัดสรรเงินทุกบาทบังคับให้คุณต้องระบุชื่อหมวดหมู่เหล่านั้น
ทำไมถึงสำคัญต่อการบันทึกของคุณ
การทำงบประมาณแบบ Zero-based จะได้ผลก็ต่อเมื่อการบันทึกข้อมูลครบถ้วน เพราะเงิน $40 ที่ไม่ได้บันทึกจะทำให้ยอดไม่สมดุล นี่คือเหตุผลที่การบันทึกที่รวดเร็วสำคัญกว่าสเปรดชีตที่ซับซ้อน ใน Cash Book แต่ละหมวดหมู่ในแผนของคุณสามารถเป็น แท็กหรือหมวดหมู่ของแท็ก และแต่ละแท็กสามารถมีงบประมาณรายเดือนของตัวเองได้ แถบความคืบหน้าของแต่ละแท็กบนหน้า งบประมาณ คือการทำให้แผน Zero-based มองเห็นได้ชัดเจน เช่น ค่าอาหาร $310 จาก $420, ค่าอาหารนอกบ้าน $180 จาก $200 และแถบจะเปลี่ยนเป็นสีแดงเมื่อใช้จ่ายเกินงบจริงเท่านั้น
ยอดรวมในหน้าหลักจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวม หากแผนของคุณจัดสรรเงิน $1,315 สำหรับค่าใช้จ่ายผันแปร ให้ตั้งค่าเป็นงบประมาณรายเดือน แล้วหน้าหลักจะแสดง "เหลือ $412" ในระหว่างเดือน ซึ่งเป็นตัวเลขที่ผู้ทำงบประมาณแบบ Zero-based ตรวจสอบบ่อยที่สุด เงินออมและการโอนเงินเข้ากองทุนควรบันทึกเป็นการโอนระหว่างบัญชี เพื่อให้แสดงบนหน้า บัญชีและมูลค่าสุทธิ ว่าเป็นเงินที่ย้ายที่ ไม่ใช่เงินที่หายไป
สำหรับการตรวจสอบสิ้นเดือน Insights จะแสดงให้เห็นว่าแต่ละแท็กเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเทียบกับเดือนที่แล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลที่คุณต้องใช้ในการปรับแผนของเดือนถัดไป หากคุณยังไม่เคยตั้งงบประมาณมาก่อน คำแนะนำใน วิธีทำงบประมาณรายเดือนให้สำเร็จ จะช่วยคุณทีละขั้นตอนในเย็นวันแรก
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ถือว่าเงินออมคือเงินที่เหลือ. หากเงินออมคือสิ่งที่เหลือหลังจากใช้จ่ายอย่างอื่น มักจะไม่เหลือเลย ให้จัดสรรเงินออมเป็นหมวดหมู่แรกๆ ในรายการ
- ลืมค่าใช้จ่ายที่ไม่แน่นอน. ค่าประกันรายปี ค่าซ่อมรถ และค่าท่องเที่ยว จะทำให้แผนรายเดือนพังหากไม่ได้เตรียมเงินไว้ทีละน้อยในแต่ละเดือน การมีหมวดหมู่เงินสำรองจะช่วยแก้ปัญหานี้ได้
- วางแผนงบประมาณจากรายได้ที่ยังไม่ได้รับ. วางแผนด้วยรายได้ที่ยืนยันแล้วหรือประมาณการแบบระมัดระวัง และค่อยจัดสรรเงินโบนัสเมื่อได้รับจริง ไม่ใช่ก่อนหน้านั้น
- ไม่บันทึกค่าใช้จ่ายเล็กน้อย. งบประมาณแบบ Zero-based จะล้มเหลวหากค่ากาแฟและค่าที่จอดรถไม่ได้ถูกบันทึก หากการบันทึกใช้เวลานานเกินไป คุณจะเลิกทำไปเอง
- ตั้งงบประมาณตึงเกินไปจนทำไม่ได้จริง. แผนที่พังตั้งแต่สัปดาห์ที่สองจะสอนให้คุณเพิกเฉยต่อแผนนั้น ให้ใช้ตัวเลขจริงของเดือนที่แล้วเป็นจุดเริ่มต้น
การทำงบประมาณแบบ Zero-based เป็นวิธีที่แม่นยำที่สุดในบรรดาวิธีการทำงบประมาณทั่วไป และเป็นวิธีที่ต้องอาศัยการบันทึกที่ครบถ้วนที่สุด วิธีที่ง่ายกว่าคือ กฎ 50/30/20 และ การทำงบประมาณแบบซอง และคำศัพท์อื่นๆ สามารถดูได้ใน อภิธานศัพท์.
ดาวน์โหลด Cash Book บน App Storeฟรี 7 วัน จ่ายเพียง $19.99 ครั้งเดียวใช้งานได้ตลอดชีพ
คำถามที่พบบ่อย
การทำงบประมาณแบบ Zero-based หมายถึงการใช้เงินทั้งหมดที่มีเลยใช่ไหม?
ไม่ใช่อย่างนั้น มันหมายถึงการจัดสรรเงินทั้งหมดให้มีที่ไป เงินออม กองทุนฉุกเฉิน และการชำระหนี้เพิ่มเติมถือเป็นหมวดหมู่หนึ่งเช่นกัน ดังนั้นงบประมาณแบบนี้สามารถจัดสรรเงินส่วนใหญ่ไปที่การออมได้ คำว่าศูนย์หมายถึงเงินที่ยังไม่ได้จัดสรร ไม่ใช่ยอดเงินคงเหลือในบัญชีของคุณเมื่อสิ้นเดือน
ถ้ารายได้ไม่แน่นอนในแต่ละเดือนควรทำอย่างไร?
ให้วางแผนงบประมาณด้วยรายได้ที่คุณมั่นใจว่าจะได้รับ โดยดูจากตัวเลขจริงของเดือนที่แล้วหรือประมาณการแบบระมัดระวัง และค่อยจัดสรรเงินส่วนเกินเมื่อได้รับจริง หลายคนที่มีรายได้ไม่แน่นอนมักมีหมวดหมู่เงินสำรองเพื่อเติมเต็มในเดือนที่รายได้ดีและครอบคลุมในเดือนที่รายได้น้อย ซึ่งช่วยเปลี่ยนรายได้ที่ไม่แน่นอนให้เป็นแผนการใช้จ่ายที่มั่นคง
การทำงบประมาณแบบ Zero-based ต่างจากกฎ 50/30/20 อย่างไร?
กฎ 50/30/20 แบ่งรายได้ออกเป็นสามส่วนกว้างๆ แล้วจบแค่นั้น แต่การทำงบประมาณแบบ Zero-based จะละเอียดกว่าโดยการระบุจำนวนเงินที่ชัดเจนให้กับทุกหมวดหมู่จนไม่เหลือเงินที่ไม่ได้จัดสรร กฎ 50/30/20 ตั้งค่าง่ายกว่า ส่วน Zero-based จะมีความแม่นยำสูงกว่า บางคนใช้กฎ 50/30/20 เพื่อกำหนดสัดส่วนแล้วค่อยทำ Zero-based ภายในสัดส่วนเหล่านั้น
การทำงบประมาณแบบ Zero-based ต้องใช้เวลานานแค่ไหนในแต่ละเดือน?
เดือนแรกอาจต้องใช้เวลาหนึ่งเย็นเพราะคุณต้องกำหนดหมวดหมู่และจำนวนเงินใหม่ทั้งหมด หลังจากนั้นส่วนใหญ่จะเป็นการคัดลอกแผนเดิมแล้วปรับตัวเลขเพียงเล็กน้อย ซึ่งใช้เวลาประมาณ 15 ถึง 30 นาที ส่วนการบันทึกรายจ่ายรายวันคือส่วนที่แอปควรทำให้เป็นเรื่องง่ายที่สุด
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าใช้จ่ายเกินงบในหมวดหมู่หนึ่ง?
ให้ย้ายเงินจากหมวดหมู่อื่นมาแทนเพื่อให้ยอดรวมยังคงสมดุล แทนที่จะทำเป็นมองไม่เห็นการใช้จ่ายเกินนั้น นี่คือวิธีการทำงานที่ถูกต้อง เพราะมันบังคับให้คุณต้องตัดสินใจแลกเปลี่ยน เช่น ยอมลดงบกินข้าวนอกบ้านในเดือนนี้เพราะต้องเอาเงินไปซ่อมรถ แทนที่จะปล่อยให้เงินในบัญชีติดลบไปเรื่อยๆ
อ้างอิงจาก
ดาวน์โหลด Cash Book บน App Storeฟรี 7 วัน จ่ายเพียง $19.99 ครั้งเดียวใช้งานได้ตลอดชีพ