Zero-based budgeting คืออะไร? วิธีทำงบประมาณให้เป็นศูนย์ | Cash Book
คำตอบแบบรวดเร็ว
การทำงบประมาณแบบ Zero-based คือการจัดสรรรายได้ที่คาดว่าจะได้รับทุกบาททุกสตางค์ให้มีจุดหมายก่อนเริ่มเดือนใหม่ เพื่อให้รายได้หักลบกับรายจ่ายที่วางแผนไว้เท่ากับศูนย์ โดยไม่มีเงินส่วนไหนที่ไม่ได้ถูกจัดสรร การออมเงินและการชำระหนี้ถือเป็นหมวดหมู่หนึ่งเช่นกัน ดังนั้นเลขศูนย์จึงหมายถึงเงินที่ยังไม่ได้ระบุจุดหมาย ไม่ใช่ยอดเงินคงเหลือในบัญชีของคุณ หากคาดว่าจะมีรายได้ $3,200 ก็ต้องวางแผนใช้จ่ายให้ครบ $3,200 จนครบทุกบาท ประเด็นสำคัญไม่ใช่การใช้เงินให้หมด แต่เป็นการตัดสินใจล่วงหน้าว่าเงินแต่ละส่วนจะไปอยู่ที่ไหน เพื่อให้การใช้จ่ายในเดือนนั้นเป็นไปตามแผนที่วางไว้ ไม่ใช่ปล่อยไปตามยถากรรม
มีรายได้เข้ามา $3,200 แต่พอถึงวันที่ 22 กลับเหลือเงินเพียง $340 และไม่รู้เลยว่าเงินอีก $2,860 หายไปไหน นี่คือสิ่งที่การทำงบประมาณแบบ Zero-based จะเข้ามาช่วยคุณ คุณต้องกำหนดหน้าที่ให้รายได้ทุกบาทก่อนที่เดือนใหม่จะเริ่ม เพื่อให้รายได้หักลบกับรายจ่ายที่วางแผนไว้เท่ากับศูนย์พอดี ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่า ค่าอาหาร ค่าออมเงิน หรือค่ามื้อค่ำ ทุกอย่างถูกตัดสินใจไว้ล่วงหน้าแทนที่จะมาไล่ดูย้อนหลัง
นี่เป็นวิธีที่เข้มงวดที่สุดในบรรดาศัพท์การเงินที่เรานำเสนอ และเราอยากบอกตามตรงว่ามันต้องใช้ความพยายาม ทุกหมวดหมู่ต้องมีตัวเลข ทุกการใช้จ่ายต้องมีที่ลง ทุกเดือน เราพบว่าคนส่วนใหญ่ที่เริ่มทำงบประมาณแบบ Zero-based มักจะเลิกทำไปตั้งแต่เดือนที่สาม ส่วนคนที่ทำได้สำเร็จมักเป็นเพราะพวกเขาสามารถทำให้การบันทึกรายจ่ายเป็นเรื่องที่ง่ายดายที่สุด ซึ่งนั่นคือหัวใจสำคัญของวิธีนี้
การจัดสรรเงิน $3,200
เริ่มต้นด้วยรายได้ที่คุณคาดว่าจะได้รับในหนึ่งเดือน แล้วลิสต์หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายออกมา จากนั้นจัดสรรเงินจนกว่ายอดเงินที่ยังไม่ได้ระบุจะกลายเป็นศูนย์ เริ่มจากค่าใช้จ่ายคงที่เพราะทราบจำนวนที่แน่นอนอยู่แล้ว ตามด้วยค่าใช้จ่ายจำเป็นผันแปร จากนั้นจึงเป็นเงินออมและเงินชำระหนี้โดยระบุเป็นรายการชัดเจนแทนที่จะมองว่าเป็นเงินเหลือ และสุดท้ายคือหมวดหมู่ตามความพึงพอใจ ซึ่งจะใช้เงินส่วนที่เหลืออยู่ทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น: คาดว่าจะมีรายได้ $3,200 ค่าเช่า $1,200 และค่าสาธารณูปโภค $180 เหลือเงิน $1,820 ค่าอาหาร $420 ค่าเดินทาง $160 ค่าโทรศัพท์และค่าสมาชิก $75 เหลือเงิน $1,165 เงินออม $400 และเงินสำรองซ่อมรถ $250 เหลือเงิน $515 ค่ากินข้าวนอกบ้าน $200 ค่าเสื้อผ้า $100 ค่าของขวัญ $60 และเงินใช้จ่ายส่วนตัว $155 ยอดเงินที่ยังไม่ได้จัดสรร: $0 เงินทุกบาทมีชื่อเรียกของมัน
เงินใช้จ่ายส่วนตัว $155 นั้นคือส่วนที่คนมักจะตัดออกเป็นอย่างแรกและรู้สึกขาดมันมากที่สุด แต่มันควรถูกใช้ไปโดยไม่ต้องรู้สึกผิดเพราะมีการวางแผนไว้แล้ว งบประมาณที่ไม่มีพื้นที่ให้ความยืดหยุ่นเลยคือแผนที่คุณจะทำลายมันทิ้งและรู้สึกแย่กับมันในที่สุด
ตลอดทั้งเดือน คุณบันทึกรายจ่ายตามหมวดหมู่เหล่านั้น และเมื่อหมวดหมู่ไหนเงินหมด คุณต้องหยุดใช้จ่ายในส่วนนั้นหรือย้ายเงินจากหมวดอื่นมาแทนเพื่อให้ยอดรวมยังคงสมดุล นี่คือวิธีที่ระบบทำงานอย่างถูกต้อง การซ่อมรถหมายถึงการลดงบกินข้าวนอกบ้านในเดือนนั้น ซึ่งเป็นการตัดสินใจที่ชัดเจนล่วงหน้าก่อนที่เงินในบัญชีจะติดลบ
ใช้เวลาหนึ่งเย็น แล้วต่อด้วยยี่สิบนาที
เดือนแรกต้องใช้เวลาหนึ่งเย็นเพราะคุณต้องกำหนดหมวดหมู่และจำนวนเงินจากศูนย์ และคุณมักจะลืมบางอย่างไปเสมอ เช่น ค่าธรรมเนียมรายปีหรือวันเกิดต่างๆ จนกว่าจะถูกเรียกเก็บเงิน หลังจากนั้นส่วนใหญ่จะเป็นการใช้แผนของเดือนที่แล้วมาปรับตัวเลขเพียงสี่ถึงห้าจุด ใช้เวลาเพียง 15 ถึง 30 นาที ตีเสียว่า 20 นาทีก็พอ
ส่วนการบันทึกรายจ่ายประจำวันคือตัวตัดสินว่าคุณจะทำได้นานแค่ไหน การลืมบันทึกรายจ่าย $40 จะทำให้ยอดเงินไม่สมดุล และถ้าลืมบันทึกสี่ครั้ง แผนของคุณก็จะกลายเป็นเรื่องเพ้อฝัน หากการบันทึกค่ากาแฟใช้เวลานานเกินไป คุณก็คงไม่ทำมันในวันที่ยุ่งๆ แน่นอน
จะได้ผลก็ต่อเมื่อบันทึกข้อมูลครบถ้วน
ใน Cash Book แต่ละหมวดหมู่ในแผนของคุณสามารถเป็น แท็กหรือหมวดหมู่ของแท็ก และแต่ละแท็กสามารถกำหนดงบประมาณรายเดือนของตัวเองได้ ซึ่งจะทำให้แถบความคืบหน้าในหน้า งบประมาณ แสดงแผน Zero-based ของคุณในรูปแบบที่ตรวจสอบได้ใน 4 วินาที: ค่าอาหาร $310 จาก $420, ค่ากินข้าวนอกบ้าน $180 จาก $200 และแถบสีจะเปลี่ยนเป็นสีแดงก็ต่อเมื่อใช้เกินงบจริงๆ เท่านั้น
ส่วนเงินใช้จ่ายส่วนตัวในหน้า Home คืออีกครึ่งหนึ่งของแผน หากแผนของคุณกำหนดเงินใช้จ่ายผันแปรไว้ $1,315 ให้ตั้งค่านั้นเป็นงบรายเดือน แล้วหน้า Home จะแสดงผลว่า "เหลืออีก $412" ในระหว่างเดือน ซึ่งเป็นตัวเลขที่ผู้ทำงบประมาณแบบ Zero-based ตรวจสอบบ่อยที่สุด ส่วนเงินออมและเงินสำรองควรบันทึกเป็นการโอนระหว่างบัญชี เพื่อให้แสดงในหน้า บัญชีและมูลค่าทรัพย์สินสุทธิ ว่าเป็นเงินที่ย้ายไปเก็บ ไม่ใช่เงินที่หายไป
เมื่อสิ้นเดือน หน้า Insights จะแสดงให้เห็นว่าแต่ละแท็กมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อเทียบกับเดือนที่แล้ว นั่นคือข้อมูลสำหรับเดือนถัดไป และถ้าคุณยังไม่เคยทำงบประมาณมาก่อน วิธีทำงบประมาณรายเดือนให้สำเร็จ จะช่วยแนะนำคุณทีละขั้นตอนในเย็นวันแรก
สองวิธีที่ทำให้แผนล้มเหลวโดยไม่รู้ตัว
วิธีแรกคือการมองว่าเงินออมคือเงินที่เหลือจากเดือนนั้น หากเงินออมคือสิ่งที่เหลืออยู่ มักจะไม่มีเงินเหลือเลย ดังนั้นควรนำเงินออมไปไว้ต้นๆ ของรายการและกำหนดตัวเลขที่แน่นอน ส่วนวิธีที่สองคือค่าใช้จ่ายที่ไม่แน่นอน ซึ่งแย่กว่าเพราะค่าประกันรายปี ค่าซ่อมรถ และค่าเที่ยววันหยุดจะทำให้แผนรายเดือนพังทุกครั้ง เว้นแต่คุณจะมีหมวดหมู่เงินสำรองที่หักเงินเก็บไว้ทุกเดือน
ความผิดพลาดสองอย่างสุดท้ายนี้จริงๆ แล้วคือเรื่องเดียวกัน คือการวางแผนงบประมาณจากรายได้ที่ยังมาไม่ถึง และการตั้งงบที่ตึงเกินไปจนแผนพังตั้งแต่สัปดาห์ที่สอง ทั้งสองอย่างนี้จะฝึกให้คุณเพิกเฉยต่อแผน แผนที่คุณเพิกเฉยนั้นแย่ยิ่งกว่าการไม่มีแผน เพราะมันทำให้คุณเสียเวลาไปหนึ่งเย็น
หากคุณรู้สึกว่าวิธีนี้ละเอียดเกินไป กฎ 50/30/20 และ การทำงบประมาณแบบซอง เป็นทางเลือกที่นุ่มนวลกว่าสำหรับแนวคิดเดียวกัน และสามารถดูคำศัพท์อื่นๆ เพิ่มเติมได้ใน อภิธานศัพท์
ดาวน์โหลด Cash Book บน App Storeฟรี 7 วัน จ่ายเพียง $19.99 ครั้งเดียวใช้งานได้ตลอดชีพ
คำถามที่พบบ่อย
การทำงบประมาณแบบ Zero-based หมายถึงการใช้เงินให้หมดใช่ไหม?
ไม่ใช่อย่างนั้น แต่มันหมายถึงการจัดสรรเงินทุกบาทให้มีจุดหมาย การออมเงิน เงินสำรองฉุกเฉิน และการชำระหนี้เพิ่มเติมถือเป็นหมวดหมู่หนึ่งเช่นกัน ดังนั้นงบประมาณแบบนี้สามารถจัดสรรเงินส่วนใหญ่ไปที่การออมได้ เลขศูนย์หมายถึงเงินที่ยังไม่ได้ระบุจุดหมาย ไม่ใช่ยอดเงินคงเหลือในบัญชีของคุณเมื่อสิ้นเดือน
ถ้ามีรายได้ไม่แน่นอนในแต่ละเดือนควรทำอย่างไร?
ให้วางแผนงบประมาณด้วยรายได้ที่คุณมั่นใจว่าจะได้รับ ซึ่งมักจะอ้างอิงจากตัวเลขจริงของเดือนที่แล้วหรือการประมาณการแบบระมัดระวัง และค่อยจัดสรรรายได้ส่วนเกินเมื่อได้รับจริง หลายคนที่รายได้ไม่แน่นอนมักจะมีหมวดหมู่เงินสำรองเพื่อเก็บสะสมในเดือนที่รายได้ดีและนำมาใช้ในเดือนที่รายได้น้อย ซึ่งจะช่วยเปลี่ยนรายได้ที่ไม่แน่นอนให้กลายเป็นแผนการใช้จ่ายที่มั่นคง
การทำงบประมาณแบบ Zero-based ต่างจากกฎ 50/30/20 อย่างไร?
กฎ 50/30/20 จะแบ่งรายได้ออกเป็นสามส่วนกว้างๆ แล้วจบแค่นั้น แต่การทำงบประมาณแบบ Zero-based จะละเอียดกว่าโดยการระบุจำนวนเงินที่แน่นอนให้กับแต่ละหมวดหมู่จนไม่เหลือเงินที่ไม่ได้จัดสรร กฎ 50/30/20 ตั้งค่าง่ายกว่า ส่วน Zero-based จะมีความแม่นยำสูงกว่า บางคนเลือกใช้กฎ 50/30/20 เพื่อกำหนดสัดส่วนแล้วค่อยทำ Zero-based ภายในสัดส่วนเหล่านั้นอีกที
การทำงบประมาณแบบ Zero-based ต้องใช้เวลานานแค่ไหนในแต่ละเดือน?
เดือนแรกอาจต้องใช้เวลาหนึ่งเย็นเพราะคุณต้องกำหนดหมวดหมู่และจำนวนเงินใหม่ทั้งหมด หลังจากนั้นส่วนใหญ่จะเป็นการคัดลอกแผนเดิมแล้วปรับตัวเลขเพียงเล็กน้อย ซึ่งใช้เวลาประมาณ 15 ถึง 30 นาที ส่วนการบันทึกรายจ่ายประจำวันคือสิ่งที่แอปควรทำให้เป็นเรื่องง่ายที่สุด
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าใช้เงินในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งเกินงบ?
ให้ย้ายเงินจากหมวดหมู่อื่นมาแทนเพื่อให้ยอดรวมยังคงสมดุล แทนที่จะทำเป็นมองไม่เห็นการใช้จ่ายเกินงบนั้น นี่คือวิธีที่ระบบทำงานตามจุดประสงค์ คือการบังคับให้เกิดการแลกเปลี่ยนที่เห็นได้ชัด เช่น เดือนนี้ต้องลดงบกินข้าวนอกบ้านเพราะต้องเอาเงินไปซ่อมรถ แทนที่จะปล่อยให้เงินในบัญชีติดลบโดยไม่รู้ตัว
อ้างอิงจาก
ดาวน์โหลด Cash Book บน App Storeฟรี 7 วัน จ่ายเพียง $19.99 ครั้งเดียวใช้งานได้ตลอดชีพ