Como registar despesas em numerário com o Cash Book

O numerário é a parte dos seus gastos que nenhum extrato explicará. O banco sabe que levantou $200 no dia 3. Não faz ideia de que $40 foram para um corte de cabelo, $12 para estacionamento, $85 num mercado e o resto em coisas de que não se consegue lembrar três dias depois.

Essa lacuna é geralmente a parte menos precisa dos registos de qualquer pessoa, e é por isso que o mês nunca bate certo. A solução é um método, não uma memória melhor.

Porque é que o numerário desaparece dos seus registos

Os gastos com cartão deixam um rasto, quer queira ou não. Cada pagamento cria uma linha com um comerciante, um montante e uma data e, com a automatização Apple Pay ativa, essa linha chega ao seu gestor de despesas automaticamente. O numerário não deixa nada para trás, exceto o levantamento, e um levantamento não é uma compra.

A partir daí, o processo falha de três formas. O levantamento é registado como despesa, pelo que os seus registos mostram $200 de "Multibanco" em vez de compras, estacionamento e almoço, o que tecnicamente não regista nada. Ou é totalmente ignorado, e $200 de gastos reais evaporam-se do mês, fazendo parecer que foi mais barato do que realmente foi e contaminando silenciosamente todas as comparações que fizer durante o resto do ano. Ou, mais frequentemente, senta-se ao domingo e reconstrói a semana de memória, produzindo um total que é cerca de 30 por cento inferior e que, na altura, parece bastante rigoroso.

O numerário não desapareceu. O diário de escolha de pagamento do consumidor da Atlanta Fed concluiu que cerca de quatro em cada cinco consumidores dos EUA usaram numerário no mês anterior, e continua a ser a escolha comum para pequenas compras, gorjetas e pagamentos a terceiros, que é precisamente o tipo de gasto mais fácil de esquecer.

O método da conta de numerário

A sua carteira é uma conta. Tem um saldo, o dinheiro entra quando levanta, o dinheiro sai quando gasta, e quando o saldo na aplicação discorda do saldo no seu bolso, a diferença é uma medida exata do que se esqueceu de registar.

Abra Contas e adicione uma chamada Numerário, com um saldo inicial igual ao que tem na sua carteira neste momento, arredondado ao dólar mais próximo. O ecrã de Contas mostra então Numerário ao lado dos seus cartões, e o valor líquido no topo inclui-o.

Esta é a configuração. O resto é hábito.

Duas coisas fazem com que isto funcione onde o "lembrar-me de anotar as compras em numerário" falha. Nunca lhe pede para se lembrar de nada, porque a contagem semanal encontra o que falhou. E nunca lhe pede para categorizar um levantamento, porque um levantamento é uma transferência e as categorias vêm das compras.

Levantamentos são transferências, não gastos

Levante $200 num Multibanco e não comprou nada. O dinheiro moveu-se entre duas contas que possui. Registe-o dessa forma: uma transferência da conta bancária para Numerário. No teclado, a opção Despesa / Rendimento / Transferência altera o tipo de lançamento, por isso escolha Transferência, selecione as duas contas e o seu total de gastos não se altera.

Isto é mais importante do que parece. Se tratar os levantamentos como despesas, o seu mês fica inflacionado uma vez por tudo o que levantou e depois novamente por cada compra em numerário que regista contra esse valor, o que produz um valor de gastos que é pura ficção e, pior, uma ficção desencorajadora. Trate-os como transferências e o total só aumenta quando compra algo. O seu fluxo de caixa é lido corretamente e o saldo de Numerário aumenta $200 exatamente como aconteceu na carteira.

Funciona ao contrário também. Deposite numerário no banco, ou entregue notas a um amigo e seja reembolsado por cartão, e isso é uma transferência de Numerário para fora.

Registe no momento em que sai da sua mão

Este é o passo em que todo o método assenta, e a regra é a mesma que rege qualquer outro tipo de registo. Agora, não depois. Uma compra em numerário registada na caixa é precisa. A mesma compra registada no domingo é um palpite, e os palpites tendem a ser baixos.

A voz é o mais rápido. Toque no microfone e diga o que gastou enquanto se afasta: "quarenta dólares corte de cabelo, numerário". A transação é registada com um montante, uma nota, uma etiqueta e a data de hoje, com uma opção de Edição ao lado, o que dá o mesmo trabalho que guardar o troco e consideravelmente menos do que os vinte minutos que passaria ao domingo a tentar reconstruir uma terça-feira de que mal se lembra. Verifique se a conta diz Numerário, porque se ficar predefinida para o seu cartão, toda a reconciliação falha silenciosamente e não notará até à contagem. O guia para registar despesas por voz tem as frases que funcionam, incluindo registar uma ida inteira ao mercado numa só frase.

Onde falar é estranho, o teclado resolve: montante, etiqueta, conta definida para Numerário. Para um punhado de recibos de um mercado que só aceita numerário, fotografe-os e altere a conta depois.

Etiquete as compras em numerário exatamente como etiqueta as de cartão. Esse é o objetivo do método. Uma taxa de estacionamento de $12 paga em numerário pertence a Estacionamento, ao lado da taxa de $12 paga com cartão, e as etiquetas e categorias nunca devem conter uma etiqueta chamada Numerário.

Reconcilie uma vez por semana

Escolha um dia. Domingo à noite funciona para a maioria das pessoas. Tire o dinheiro, conte, compare.

Na primeira ou segunda semana, os valores vão discordar, muitas vezes por um montante que custa um pouco. Isso não é o método a falhar. É o método a mostrar-lhe o tamanho do problema que está a resolver.

Registe a diferença como uma despesa contra Numerário, com a etiqueta Numerário não registado, com a data de hoje. Não tente reconstruir a semana. Estará errado, consome vinte minutos e não lhe ensina nada que o número por si só já não tenha dito. Numerário não registado torna-se uma pequena linha em Estatísticas que pode ver diminuir. Continua grande após um mês? É o atraso, sempre. Registe na caixa.

Se a carteira tiver mais do que a aplicação espera, recebeu numerário que não registou. Troco de uma nota grande que registou como um número redondo, um reembolso, alguém que lhe pagou algo. Registe como rendimento em Numerário e continue.

Dois minutos, uma vez por semana. É a única contagem em todo o sistema.

Gorjetas, moedas, jantares partilhados

As gorjetas entram com a compra a que pertencem. "Trinta e dois dólares de almoço, cinco dólares de gorjeta" pode ser uma transação com uma nota, ou duas se quiser ver as gorjetas numa linha própria no final do ano. De qualquer forma, os cinco saem do saldo de Numerário.

As moedas e os pequenos trocos não valem a pena ser registados individualmente. Arredonde para o dólar mais próximo ao registar e deixe que o lançamento semanal de não registados absorva o arredondamento, porque tentar registar 85 cêntimos é precisamente a forma como as pessoas abandonam isto na terceira semana.

O numerário partilhado precisa de uma decisão, tomada uma vez. Pague um jantar em numerário e peça a três pessoas que enviem a sua parte por cartão: registe o jantar completo como uma despesa em numerário, depois registe cada reembolso como rendimento na conta do cartão. O que lhe custou é o que pagou líquido, e as etiquetas contam a história.

E há sempre um resíduo que não cabe em nenhuma etiqueta. Um donativo, uma rifa, um favor a um vizinho. Dê-lhe a etiqueta Misc e pare de pensar nisso. A calculadora de pequenas compras é um bom lembrete de que as pequenas coisas contam no agregado, mas o agregado é para o que serve a etiqueta, e a rifa individual não precisa de um rótulo ponderado.

Envelopes e a conta de numerário

O orçamento por envelopes é o método de numerário mais antigo: levante o dinheiro do mês, divida-o em envelopes etiquetados, pare quando um envelope estiver vazio. Funciona porque torna o dinheiro restante físico, que é o feedback que os cartões retiraram, e é o conselho padrão para uma categoria que saiu do controlo, uma vez que o numerário é a forma de pagamento mais transparente que existe. O trabalho de campo de Soman sobre transparência de pagamentos apoia isso.

A conta de numerário encaixa-se por baixo dos envelopes sem os perturbar. O levantamento é uma transferência para Numerário. Cada gasto é registado contra Numerário com a etiqueta do envelope: Compras, Restaurantes, Lazer. Defina um orçamento por etiqueta para espelhar cada envelope e a barra de progresso fina diz-lhe o que resta sem abrir nada.

Não precisa de envelopes para usar a conta de numerário, e não precisa de uma aplicação para usar envelopes. Use ambos e os envelopes fazem o controlo enquanto a aplicação faz a memória. Para a categoria onde os gastos por impulso se acumulam, essa combinação é exatamente o que o guia para parar de comprar por impulso sugere.

Quando o numerário é a maior parte dos seus gastos

O método não muda. As proporções sim.

O numerário torna-se a sua conta principal, os cartões tornam-se secundários, e o seletor de conta no Início fica em Numerário a maior parte do tempo. Os levantamentos continuam a ser transferências. Registar na caixa importa muito mais, uma vez que não há rasto de cartão por baixo para capturar o que falhou, e vale a pena reconciliar duas vezes por semana até que a linha de não registados fique pequena.

Um subsídio diário de despesas ganha o seu lugar aqui. Divida o que resta para o mês pelos dias restantes e compare com o saldo de Numerário, o que responde à pergunta que uma carteira costumava responder pelo peso: quanto disto é para hoje?

A viajar com uma segunda moeda? Dê-lhe a sua própria conta, com o nome da moeda, para que as duas pilhas nunca se misturem na sua cabeça. A moeda de visualização é uma definição para toda a aplicação, por isso trate a segunda conta como aproximada, convertida à taxa que realmente obteve, e deixe que a contagem semanal a mantenha honesta.

Em que se baseia isto

A escala da lacuna do numerário provém do Survey and Diary of Consumer Payment Choice do Federal Reserve Bank of Atlanta, que acompanha a forma como os consumidores dos EUA pagam realmente, juntamente com o The Federal Reserve Payments Study sobre a mudança para pagamentos sem numerário. A regra de transferência-não-despesa e a revisão semanal seguem as orientações orçamentais do Consumer Financial Protection Bureau, que começam por registar cada despesa antes de qualquer limite ser definido. O facto de o numerário ser a forma de pagamento mais transparente, e portanto o travão mais eficaz numa categoria com fugas, provém das quase-experiências de campo de 2003 de Dilip Soman sobre transparência de pagamentos.

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