Cách quản lý chi tiêu tiền mặt hiệu quả với Cash Book
Trả lời nhanh
Cách tin cậy nhất để theo dõi chi tiêu tiền mặt là coi tiền mặt như một tài khoản riêng. Hãy thêm tài khoản Tiền mặt vào ứng dụng. Khi rút tiền, hãy ghi là chuyển khoản từ ngân hàng sang Tiền mặt để tổng chi tiêu không bị sai lệch. Ghi lại từng khoản chi ngay tại thời điểm thanh toán bằng giọng nói. Mỗi tuần một lần, hãy đếm tiền trong ví và đối chiếu với số dư trong ứng dụng, ghi phần chênh lệch vào mục chi tiêu linh tinh.
Tiền mặt là phần chi tiêu mà không sao kê nào giải thích được. Ngân hàng chỉ biết bạn rút $200 vào ngày mùng 3. Họ không biết rằng $40 đã chi cho cắt tóc, $12 cho phí gửi xe, $85 tại chợ và số còn lại cho những thứ bạn không thể nhớ nổi sau ba ngày.
Khoảng trống đó thường là phần thiếu chính xác nhất trong hồ sơ tài chính, khiến tổng kết tháng không bao giờ khớp. Giải pháp nằm ở phương pháp, không phải ở trí nhớ.
Tại sao tiền mặt biến mất khỏi hồ sơ của bạn
Chi tiêu bằng thẻ luôn để lại dấu vết. Mỗi lần chạm là một dòng giao dịch với người bán, số tiền và ngày tháng. Với tự động hóa Apple Pay, giao dịch đó tự động vào ứng dụng. Tiền mặt không để lại gì ngoài lần rút tiền, mà rút tiền không phải là mua sắm.
Từ đó, mọi thứ thường đi chệch hướng theo ba cách. Một là rút tiền được ghi là chi tiêu, khiến hồ sơ hiện $200 "ATM" thay vì thực phẩm hay phí gửi xe. Hai là bị bỏ qua hoàn toàn, khiến $200 chi tiêu thực tế bốc hơi, làm tháng đó trông có vẻ rẻ hơn thực tế. Ba là bạn ngồi lại vào Chủ nhật để nhớ lại cả tuần, tạo ra một con số thiếu hụt khoảng 30% mà bạn vẫn tưởng là đã ghi chép kỹ lưỡng.
Tiền mặt vẫn chưa biến mất. Theo nhật ký lựa chọn thanh toán của người tiêu dùng từ Atlanta Fed, khoảng 4 trong 5 người vẫn dùng tiền mặt hàng tháng, đặc biệt cho các khoản nhỏ, tiền tip và trả nợ, vốn là những khoản dễ quên nhất.
Phương pháp tài khoản tiền mặt
Ví của bạn là một tài khoản. Nó có số dư, tiền vào khi bạn rút, tiền ra khi bạn chi. Khi số dư trong ứng dụng không khớp với số tiền trong túi, sự chênh lệch đó chính là thước đo chính xác cho những gì bạn quên ghi.
Mở mục Tài khoản và thêm một tài khoản tên là Tiền mặt, với số dư ban đầu bằng đúng số tiền trong ví hiện tại. Màn hình Tài khoản sẽ hiển thị Tiền mặt bên cạnh thẻ, và tổng tài sản sẽ bao gồm cả nó.
Đó là thiết lập. Phần còn lại là thói quen. Hai điều giúp phương pháp này hiệu quả: nó không bắt bạn phải nhớ, vì việc kiểm kê hàng tuần sẽ tìm ra những gì bạn bỏ sót; và nó không bắt bạn phân loại khoản rút tiền, vì rút tiền là chuyển khoản, còn danh mục chi tiêu đến từ các giao dịch mua sắm.
Rút tiền là chuyển khoản, không phải chi tiêu
Rút $200 từ ATM không có nghĩa là bạn đã mua gì cả. Tiền chỉ di chuyển giữa hai tài khoản của bạn. Hãy ghi là chuyển khoản từ ngân hàng sang Tiền mặt. Trên bàn phím, hãy chọn loại giao dịch là Chuyển khoản, chọn hai tài khoản, và tổng chi tiêu của bạn sẽ không thay đổi.
Điều này quan trọng hơn bạn nghĩ. Nếu ghi rút tiền là chi tiêu, tháng của bạn sẽ bị thổi phồng lên hai lần. Hãy ghi là chuyển khoản để tổng chi tiêu chỉ tăng khi bạn thực sự mua hàng. Dòng tiền của bạn sẽ chính xác, và số dư Tiền mặt sẽ tăng đúng $200 như ví của bạn.
Ngược lại cũng vậy. Nộp tiền mặt vào ngân hàng hoặc trả nợ cho bạn bè bằng thẻ, đó là chuyển khoản từ Tiền mặt ra.
Ghi chép ngay khi tiền rời khỏi tay
Đây là bước quan trọng nhất. Ngay bây giờ, không phải sau này. Một khoản chi tiền mặt được ghi tại quầy là chính xác. Ghi vào Chủ nhật chỉ là đoán, và đoán thì thường thấp hơn thực tế.
Giọng nói là nhanh nhất. Chạm vào mic và nói những gì bạn đã chi khi rời đi: "bốn mươi đô cắt tóc, tiền mặt". Giao dịch sẽ có số tiền, ghi chú, thẻ và ngày hôm nay. Kiểm tra xem tài khoản đã chọn là Tiền mặt chưa. Hướng dẫn ghi chi tiêu bằng giọng nói có các cách diễn đạt hiệu quả, kể cả cho một chuyến đi chợ dài.
Khi không tiện nói, hãy dùng bàn phím: số tiền, thẻ, tài khoản Tiền mặt. Với một xấp hóa đơn từ chợ, hãy chụp ảnh và chọn tài khoản sau.
Hãy gắn thẻ chi tiêu tiền mặt giống như thẻ ngân hàng. Một khoản phí gửi xe $12 bằng tiền mặt thuộc về mục Phí gửi xe, bên cạnh khoản $12 bằng thẻ. Thẻ và danh mục không bao giờ nên có thẻ tên là Tiền mặt.
Đối soát mỗi tuần một lần
Chọn một ngày, Chủ nhật là tốt nhất. Lấy tiền ra, đếm và so sánh.
Tuần đầu tiên có thể sẽ không khớp, đôi khi chênh lệch khá nhiều. Đó không phải là phương pháp thất bại, mà là phương pháp đang cho bạn thấy quy mô của vấn đề.
Ghi phần chênh lệch là một khoản chi tiêu vào Tiền mặt, gắn thẻ "Tiền mặt chưa ghi", ngày hôm nay. Đừng cố nhớ lại cả tuần. Bạn sẽ sai, tốn thời gian và không học được gì. "Tiền mặt chưa ghi" sẽ trở thành một dòng nhỏ trong Thông tin chi tiết mà bạn có thể theo dõi nó thu hẹp dần. Nếu vẫn lớn sau một tháng? Đó là do bạn ghi chậm. Hãy ghi ngay tại quầy.
Nếu ví có nhiều tiền hơn ứng dụng, bạn đã nhận tiền mặt mà không ghi. Tiền thừa từ tờ tiền lớn, tiền hoàn lại, hoặc ai đó trả nợ. Hãy ghi là thu nhập vào Tiền mặt.
Hai phút, mỗi tuần một lần. Đó là tất cả những gì cần làm.
Tiền tip, tiền lẻ, bữa ăn chung
Tiền tip nên đi kèm với giao dịch chính. "Ba mươi hai đô ăn trưa, năm đô tiền tip" có thể là một giao dịch kèm ghi chú, hoặc hai nếu bạn muốn theo dõi tiền tip riêng. Dù thế nào, 5 đô đó phải rời khỏi số dư Tiền mặt.
Tiền lẻ không đáng để theo dõi chi tiết. Hãy làm tròn đến đô gần nhất và để khoản "Tiền mặt chưa ghi" hàng tuần xử lý phần chênh lệch. Cố gắng ghi 85 xu là cách nhanh nhất để từ bỏ thói quen này.
Với bữa ăn chung, hãy trả toàn bộ bằng tiền mặt và để ba người kia chuyển khoản lại cho bạn: ghi toàn bộ bữa ăn là chi tiêu tiền mặt, sau đó ghi các khoản nhận lại là thu nhập vào tài khoản ngân hàng. Chi phí thực tế của bạn là số tiền chênh lệch.
Phong bì và tài khoản tiền mặt
Ngân sách phong bì là phương pháp lâu đời: rút tiền, chia vào các phong bì, dừng lại khi phong bì hết tiền. Nó hiệu quả vì làm cho tiền trở nên hữu hình.
Tài khoản Tiền mặt hỗ trợ phong bì rất tốt. Rút tiền là một lần chuyển khoản. Mỗi khoản chi được ghi vào Tiền mặt với thẻ của phong bì: Thực phẩm, Ăn ngoài, Giải trí. Đặt ngân sách theo thẻ để phản ánh từng phong bì và thanh tiến trình sẽ cho bạn biết còn lại bao nhiêu mà không cần mở ra xem.
Bạn không cần phong bì để dùng tài khoản Tiền mặt, và không cần ứng dụng để dùng phong bì. Kết hợp cả hai, phong bì giúp kiểm soát, ứng dụng giúp ghi nhớ. Đây là cách tốt nhất để ngăn chặn việc chi tiêu bốc đồng, như hướng dẫn dừng mua sắm bốc đồng đã gợi ý.
Khi tiền mặt là phần lớn chi tiêu của bạn
Phương pháp không đổi, chỉ có tỷ trọng thay đổi.
Tiền mặt trở thành tài khoản chính, thẻ là phụ. Rút tiền vẫn là chuyển khoản. Việc ghi tại quầy quan trọng hơn nhiều vì không có dấu vết thẻ ngân hàng để đối chiếu. Hãy đối soát hai lần một tuần cho đến khi khoản "Tiền mặt chưa ghi" nhỏ lại.
Máy tính hạn mức chi tiêu hàng ngày rất hữu ích ở đây. Chia số tiền còn lại cho số ngày trong tháng và so sánh với số dư Tiền mặt để biết hôm nay bạn được chi bao nhiêu.
Đi du lịch với ngoại tệ? Hãy tạo tài khoản riêng cho loại tiền đó để không bị nhầm lẫn. Hãy coi tài khoản đó là con số xấp xỉ và để việc kiểm kê hàng tuần giữ cho nó chính xác.
Cơ sở của phương pháp này
Quy mô của khoảng trống tiền mặt dựa trên Khảo sát và Nhật ký lựa chọn thanh toán của người tiêu dùng từ Federal Reserve Bank of Atlanta, cùng với Nghiên cứu thanh toán của Federal Reserve. Quy tắc chuyển khoản-không-phải-chi tiêu và đánh giá hàng tuần tuân theo hướng dẫn của Consumer Financial Protection Bureau. Việc tiền mặt là hình thức thanh toán minh bạch nhất, giúp kiểm soát chi tiêu tốt nhất, dựa trên các thí nghiệm thực địa năm 2003 của Dilip Soman về tính minh bạch trong thanh toán.
Tải Cash Book trên App StoreMiễn phí 7 ngày. $19.99 trọn đời.
Câu hỏi thường gặp
Có nên ghi rút tiền ATM là một khoản chi tiêu không?
Không. Rút tiền chỉ là chuyển tiền từ ngân hàng vào ví, bạn chưa hề mua gì cả. Hãy ghi là chuyển khoản giữa tài khoản ngân hàng và tài khoản Tiền mặt. Nếu ghi là chi tiêu, bạn sẽ có một khoản "ATM" vô nghĩa trong hồ sơ, và mọi khoản chi tiền mặt sau đó sẽ bị tính trùng lặp.
Tôi phải làm gì nếu quên ghi một khoản chi tiền mặt?
Việc kiểm kê hàng tuần sẽ giúp bạn phát hiện ra. Hãy so sánh số tiền trong ví với số dư Tiền mặt và ghi phần chênh lệch là một khoản chi tiêu gắn thẻ "Tiền mặt chưa ghi". Điều này giúp số dư luôn chính xác mà không cần phải cố nhớ lại. Nếu khoản này vẫn lớn sau một tháng, hãy tập thói quen ghi chép ngay tại quầy thanh toán.
Làm thế nào để theo dõi tiền tip?
Hãy ghi như mọi khoản chi tiền mặt khác, tốt nhất là gộp chung vào cùng một giao dịch với bữa ăn hoặc dịch vụ. Ví dụ: "ăn trưa 32 đô cộng 5 đô tiền tip" có thể là một giao dịch kèm ghi chú, hoặc hai giao dịch nếu bạn muốn dùng thẻ Tip riêng. Quan trọng là 5 đô đó phải được trừ khỏi số dư Tiền mặt, nếu không việc đối soát hàng tuần sẽ luôn bị lệch.
Phương pháp ngân sách phong bì có dùng được với ứng dụng không?
Có, và chúng kết hợp với nhau tốt hơn bạn tưởng. Các phong bì giúp kiểm soát chi tiêu, còn ứng dụng giúp ghi lại. Hãy rút số tiền cho mỗi phong bì rồi chuyển vào tài khoản Tiền mặt, sau đó ghi từng khoản chi với thẻ tương ứng. Ngân sách theo thẻ sẽ phản ánh đúng số tiền còn lại trong phong bì mà không cần mở ra xem.
Còn thu nhập bằng tiền mặt như bán đồ cũ hay làm thêm thì sao?
Hãy ghi là thu nhập vào tài khoản Tiền mặt với thẻ thu nhập riêng ngay khi nhận được. Thu nhập tiền mặt rất dễ quên vì không có sao kê ngân hàng. Nếu bỏ qua, số tiền trong ví sẽ nhiều hơn trong ứng dụng và các báo cáo thu nhập của bạn sẽ không còn chính xác.
Việc theo dõi tiền mặt cần chính xác đến mức nào?
Chênh lệch vài đô mỗi tuần là bình thường. Bạn đang theo dõi chi tiêu theo thẻ và giữ số dư khớp với ví, không phải là kế toán từng đồng xu lẻ. Các khoản nhỏ như phí gửi xe hay tiền lẻ hãy để vào mục chi tiêu chưa ghi hàng tuần. Đừng quá khắt khe nếu không muốn bỏ cuộc chỉ sau ba tuần.
Có dễ hơn không nếu chỉ ngừng dùng tiền mặt?
Với một số người thì có, vì thanh toán bằng thẻ hoặc Apple Pay sẽ tự động được ghi lại. Tuy nhiên, tiền mặt vẫn cần thiết cho các khu chợ, tiền tip, các cửa hàng nhỏ hoặc để kiểm soát chi tiêu cho những danh mục dễ bị "vung tay quá trán". Phương pháp tài khoản tiền mặt chỉ tốn vài giây mỗi lần chi và một lần kiểm kê mỗi tuần.
Nguồn tham khảo
Tải Cash Book trên App StoreMiễn phí 7 ngày. $19.99 trọn đời.