Πώς να καταγράφετε τα μετρητά σας με το Cash Book

Τα μετρητά είναι το κομμάτι των εξόδων σας που κανένα τραπεζικό αντίγραφο δεν μπορεί να εξηγήσει. Η τράπεζα γνωρίζει ότι κάνατε ανάληψη 200 $ στις 3 του μηνός. Δεν έχει ιδέα ότι τα 40 $ δόθηκαν για κούρεμα, τα 12 $ για πάρκινγκ, τα 85 $ στη λαϊκή και τα υπόλοιπα σε πράγματα που δεν θυμάστε μετά από τρεις μέρες.

Αυτό το κενό είναι συνήθως το πιο ανακριβές σημείο στα αρχεία οποιουδήποτε και ο λόγος που ο μήνας δεν «βγαίνει» ποτέ. Η λύση είναι μια μέθοδος, όχι καλύτερη μνήμη.

Γιατί τα μετρητά εξαφανίζονται από τα αρχεία σας

Οι πληρωμές με κάρτα αφήνουν ίχνη. Κάθε συναλλαγή καταγράφεται με τον έμπορο, το ποσό και την ημερομηνία, και με την αυτοματοποίηση του Apple Pay ενεργή, η εγγραφή εμφανίζεται αυτόματα στο Cash Book. Τα μετρητά δεν αφήνουν τίποτα πίσω τους παρά μόνο την ανάληψη, και η ανάληψη δεν είναι αγορά.

Από εκεί και πέρα, το πρόβλημα εμφανίζεται με τρεις τρόπους. Είτε η ανάληψη καταγράφεται ως έξοδο, οπότε τα αρχεία σας δείχνουν 200 $ «ΑΤΜ» αντί για είδη παντοπωλείου, πάρκινγκ και γεύματα, κάτι που δεν προσφέρει καμία ουσιαστική πληροφορία. Είτε αγνοείται εντελώς, και 200 $ πραγματικών εξόδων εξατμίζονται από τον μήνα, κάνοντάς τον να φαίνεται φθηνότερος από ό,τι ήταν. Είτε, το πιο συνηθισμένο, κάθεστε την Κυριακή και προσπαθείτε να ανασυνθέσετε την εβδομάδα από μνήμης, καταλήγοντας σε ένα σύνολο που υπολείπεται κατά 30%.

Τα μετρητά δεν έχουν εκλείψει. Σύμφωνα με την έρευνα της Atlanta Fed, οι περισσότεροι καταναλωτές χρησιμοποιούν μετρητά για μικρές αγορές, φιλοδωρήματα και εξοφλήσεις, δηλαδή για τις δαπάνες που ξεχνιούνται πιο εύκολα.

Η μέθοδος του λογαριασμού μετρητών

Το πορτοφόλι σας είναι ένας λογαριασμός. Έχει υπόλοιπο, τα χρήματα μπαίνουν όταν κάνετε ανάληψη, βγαίνουν όταν ξοδεύετε, και όταν το υπόλοιπο στην εφαρμογή διαφωνεί με το υπόλοιπο στην τσέπη σας, η διαφορά είναι η ακριβής μέτρηση αυτού που ξεχάσατε να καταγράψετε.

Ανοίξτε την ενότητα Λογαριασμοί και προσθέστε έναν με όνομα «Μετρητά», με αρχικό υπόλοιπο ίσο με αυτό που έχετε τώρα στο πορτοφόλι σας. Η οθόνη Λογαριασμών θα δείχνει τα Μετρητά δίπλα στις κάρτες σας και το συνολικό καθαρό ποσό θα τα περιλαμβάνει.

Αυτή είναι η ρύθμιση. Τα υπόλοιπα είναι θέμα συνήθειας.

Δύο πράγματα κάνουν αυτή τη μέθοδο να λειτουργεί: δεν σας ζητά να θυμάστε τίποτα, γιατί η εβδομαδιαία καταμέτρηση εντοπίζει ό,τι χάσατε. Και δεν σας ζητά να κατηγοριοποιήσετε την ανάληψη, γιατί η ανάληψη είναι μεταφορά, ενώ οι κατηγορίες προκύπτουν από τις αγορές.

Οι αναλήψεις είναι μεταφορές, όχι έξοδα

Κάνετε ανάληψη 200 $ από ένα ΑΤΜ και δεν έχετε αγοράσει τίποτα. Τα χρήματα μετακινήθηκαν μεταξύ δύο λογαριασμών που κατέχετε. Καταγράψτε το έτσι: μεταφορά από τον τραπεζικό λογαριασμό στα Μετρητά. Στο πληκτρολόγιο, επιλέξτε «Μεταφορά» αντί για «Έξοδο», επιλέξτε τους δύο λογαριασμούς και το σύνολο των εξόδων σας δεν θα αλλάξει.

Αυτό είναι σημαντικό. Αν αντιμετωπίζετε τις αναλήψεις ως έξοδα, ο μήνας σας διογκώνεται τεχνητά. Αν τις αντιμετωπίζετε ως μεταφορές, το σύνολο αυξάνεται μόνο όταν όντως αγοράζετε κάτι. Η ταμειακή ροή σας εμφανίζεται σωστά και το υπόλοιπο των Μετρητών αυξάνεται κατά 200 $ ακριβώς όπως και το πορτοφόλι σας.

Το ίδιο ισχύει και αντίστροφα. Αν καταθέσετε μετρητά στην τράπεζα ή ξεπληρώσετε έναν φίλο με κάρτα, πρόκειται για μεταφορά από τα Μετρητά.

Καταγράψτε το τη στιγμή που φεύγει από το χέρι σας

Αυτό είναι το κρισιμότερο βήμα. Τώρα, όχι αργότερα. Μια αγορά με μετρητά που καταγράφεται στο ταμείο είναι ακριβής. Η ίδια αγορά που καταγράφεται την Κυριακή είναι μια εικασία, και οι εικασίες συνήθως πέφτουν έξω.

Η φωνητική εντολή είναι ο ταχύτερος τρόπος. Πατήστε το μικρόφωνο και πείτε τι ξοδέψατε καθώς αποχωρείτε: «σαράντα δολάρια κούρεμα, μετρητά». Η συναλλαγή αποθηκεύεται με το ποσό, τη σημείωση, την ετικέτα και τη σημερινή ημερομηνία. Ελέγξτε ότι ο λογαριασμός είναι «Μετρητά», γιατί αν παραμείνει στην κάρτα, η συμφωνία υπολοίπου θα αποτύχει. Ο οδηγός για φωνητική καταγραφή εξόδων περιλαμβάνει τις φράσεις που λειτουργούν.

Όπου η ομιλία δεν είναι βολική, χρησιμοποιήστε το πληκτρολόγιο: ποσό, ετικέτα, λογαριασμός «Μετρητά». Για μια στοίβα αποδείξεις από τη λαϊκή, φωτογραφίστε τις και αλλάξτε τον λογαριασμό αργότερα.

Χρησιμοποιήστε τις ίδιες ετικέτες για τα μετρητά όπως και για τις κάρτες. Μια χρέωση πάρκινγκ 12 $ με μετρητά ανήκει στην κατηγορία Πάρκινγκ, δίπλα στη χρέωση με κάρτα. Οι ετικέτες και κατηγορίες δεν πρέπει ποτέ να περιλαμβάνουν μια ετικέτα με το όνομα «Μετρητά».

Συμφωνία υπολοίπου μία φορά την εβδομάδα

Επιλέξτε μια μέρα, η Κυριακή το βράδυ βολεύει τους περισσότερους. Βγάλτε τα μετρητά, μετρήστε τα, συγκρίνετε.

Την πρώτη ή δεύτερη εβδομάδα τα ποσά δεν θα συμφωνούν. Αυτό δεν σημαίνει ότι η μέθοδος αποτυγχάνει, αλλά ότι η μέθοδος σας δείχνει το μέγεθος του προβλήματος που διορθώνει.

Καταγράψτε τη διαφορά ως ένα έξοδο στα Μετρητά, με ετικέτα «Μη καταγεγραμμένα μετρητά», με τη σημερινή ημερομηνία. Μην προσπαθήσετε να ανασυνθέσετε την εβδομάδα. Θα κάνετε λάθος, θα χάσετε χρόνο και δεν θα μάθετε τίποτα. Τα «Μη καταγεγραμμένα μετρητά» γίνονται μια μικρή γραμμή στα Insights που θα βλέπετε να συρρικνώνεται. Παραμένει μεγάλη μετά από ένα μήνα; Φταίει η καθυστέρηση στην καταγραφή. Καταγράψτε επί τόπου.

Αν το πορτοφόλι έχει περισσότερα χρήματα από όσα περιμένει η εφαρμογή, σημαίνει ότι λάβατε μετρητά που δεν καταγράψατε. Καταγράψτε τα ως έσοδο στα Μετρητά και συνεχίστε.

Δύο λεπτά, μία φορά την εβδομάδα. Είναι η μόνη καταμέτρηση που χρειάζεται.

Φιλοδωρήματα, κέρματα, κοινά γεύματα

Τα φιλοδωρήματα καταγράφονται μαζί με την αγορά. «Τριάντα δύο δολάρια γεύμα, πέντε δολάρια φιλοδώρημα» μπορεί να είναι μία συναλλαγή με σημείωση ή δύο, αν θέλετε να βλέπετε τα φιλοδωρήματα ξεχωριστά στο τέλος του χρόνου.

Τα κέρματα και τα ψιλά δεν αξίζει να καταγράφονται μεμονωμένα. Στρογγυλοποιήστε στο πλησιέστερο δολάριο και αφήστε την εβδομαδιαία εγγραφή «Μη καταγεγραμμένα» να απορροφήσει τη διαφορά.

Για κοινά έξοδα, πάρτε μια απόφαση. Πληρώστε το γεύμα με μετρητά και ζητήστε από τους άλλους να σας στείλουν το μερίδιό τους με κάρτα: καταγράψτε το πλήρες ποσό ως έξοδο μετρητών και κάθε επιστροφή χρημάτων ως έσοδο στον τραπεζικό λογαριασμό.

Φάκελοι και λογαριασμός μετρητών

Ο προϋπολογισμός με φακέλους είναι η παλαιότερη μέθοδος: κάνετε ανάληψη των χρημάτων του μήνα, τα μοιράζετε σε φακέλους και σταματάτε όταν ο φάκελος αδειάσει. Λειτουργεί γιατί κάνει τα χρήματα φυσικά.

Ο λογαριασμός μετρητών λειτουργεί υποστηρικτικά. Η ανάληψη είναι μία μεταφορά στα Μετρητά. Κάθε αγορά καταγράφεται με την ετικέτα του φακέλου: Παντοπωλείο, Έξοδος, Διασκέδαση. Ορίστε έναν προϋπολογισμό ανά ετικέτα και η μπάρα προόδου θα σας δείχνει τι απομένει χωρίς να ανοίγετε τίποτα.

Όταν τα μετρητά είναι το κύριο μέσο πληρωμής σας

Η μέθοδος δεν αλλάζει, μόνο οι αναλογίες. Τα μετρητά γίνονται ο κύριος λογαριασμός σας. Οι αναλήψεις παραμένουν μεταφορές. Η καταγραφή στο ταμείο είναι ακόμα πιο σημαντική, καθώς δεν υπάρχει ίχνος κάρτας για να σας υπενθυμίσει τι χάσατε. Αξίζει να κάνετε συμφωνία δύο φορές την εβδομάδα μέχρι η γραμμή των μη καταγεγραμμένων εξόδων να γίνει αμελητέα.

Ένα ημερήσιο όριο δαπανών είναι πολύ χρήσιμο εδώ. Διαιρέστε το υπόλοιπο του μήνα με τις ημέρες που απομένουν και συγκρίνετέ το με το υπόλοιπο των Μετρητών.

Ταξιδεύετε με δεύτερο νόμισμα; Δώστε του δικό του λογαριασμό, με το όνομα του νομίσματος, ώστε να μην μπερδεύονται στο μυαλό σας. Αντιμετωπίστε τον δεύτερο λογαριασμό ως κατά προσέγγιση και αφήστε την εβδομαδιαία καταμέτρηση να διατηρεί την ακρίβεια.

Αποκτήστε το Cash Book στο App StoreΔωρεάν για 7 ημέρες. $19.99 εφάπαξ για πάντα.

Αποκτήστε το Cash Book στο App StoreΔωρεάν για 7 ημέρες. $19.99 εφάπαξ για πάντα.