Τι είναι ο προϋπολογισμός με φακέλους; Ορισμός και παράδειγμα | Cash Book
Γρήγορη απάντηση
Ο προϋπολογισμός με φακέλους είναι μια μέθοδος όπου μοιράζετε τα χρήματα για έξοδα σε ονομαστικούς φακέλους, έναν για κάθε κατηγορία, στην αρχή της περιόδου, και ξοδεύετε μόνο από τον αντίστοιχο φάκελο. Όταν ένας φάκελος αδειάσει, οι δαπάνες σε αυτή την κατηγορία σταματούν μέχρι την επόμενη αναπλήρωση. Ξεκίνησε με μετρητά σε χάρτινους φακέλους και πλέον συνήθως εφαρμόζεται ως προϋπολογισμοί ανά κατηγορία σε μια εφαρμογή. Με 6 φακέλους όπως σούπερ μάρκετ, καύσιμα, εστίαση, ρούχα, διασκέδαση και δώρα, η μέθοδος μετατρέπει ένα ασαφές μηνιαίο όριο σε 6 συγκεκριμένα που μπορείτε να δείτε.
Ο προϋπολογισμός με φακέλους είναι μια μέθοδος δαπανών όπου κάθε κατηγορία λαμβάνει το δικό της σταθερό ποσό για την περίοδο, διατηρείται ξεχωριστά από τα υπόλοιπα και οι δαπάνες σε αυτή την κατηγορία σταματούν όταν το ποσό εξαντληθεί. Το όνομα προέρχεται από την αρχική έκδοση: μετρητά, ταξινομημένα σε χάρτινους φακέλους με ετικέτες όπως σούπερ μάρκετ, καύσιμα, διασκέδαση κ.λπ. Σήμερα οι φάκελοι είναι συχνότερα προϋπολογισμοί ανά κατηγορία σε μια εφαρμογή, αλλά ο κανόνας παραμένει ο ίδιος. Άδειος φάκελος, τέλος οι δαπάνες.
Πώς λειτουργεί
Στην αρχή του μήνα αποφασίζετε πόσα μεταβλητά έξοδα μπορείτε να αντέξετε και στη συνέχεια τα μοιράζετε στους φακέλους. Τα πάγια έξοδα όπως το ενοίκιο, οι ασφάλειες και οι δόσεις δανείων πληρώνονται απευθείας και δεν χρειάζονται φακέλους, επειδή τα ποσά τους δεν αλλάζουν. Οι φάκελοι είναι για τις κατηγορίες όπου το ποσό εξαρτάται από εσάς.
Ένα πρακτικό παράδειγμα. Μετά το ενοίκιο, τους λογαριασμούς και τη μεταφορά για αποταμίευση, $1,100 είναι διαθέσιμα για μεταβλητά έξοδα. Χωρίζονται σε 6 φακέλους: σούπερ μάρκετ $400, καύσιμα $150, εστίαση $200, ρούχα $80, διασκέδαση $170 και δώρα $100. Στις 19 του μηνός, ο φάκελος εστίασης δείχνει $23 υπόλοιπο. Αυτό είναι το σήμα: μαγειρέψτε για το υπόλοιπο του μήνα ή μεταφέρετε $50 από τη διασκέδαση και αποδεχτείτε ένα πιο ήσυχο Σαββατοκύριακο. Όπως και να έχει, η απόφαση είναι ορατή και συνειδητή. Την 1η του μηνός, κάθε φάκελος γεμίζει ξανά.
Η μέθοδος λειτουργεί επειδή μετατρέπει ένα μεγάλο, αφηρημένο όριο σε αρκετά μικρά, συγκεκριμένα. Το "έχω $1,100 για τον μήνα" είναι δύσκολο να το νιώσεις ένα απόγευμα Τρίτης. Το "η εστίαση έχει $23 υπόλοιπο" δεν είναι. Επίσης απομονώνει τις υπερβάσεις: ένας κακός μήνας σε έναν φάκελο δεν καταναλώνει αθόρυβα τους άλλους.
Οι φάκελοι με μετρητά προσθέτουν έναν φυσικό περιορισμό, τον οποίο κάποιοι εκτιμούν. Οι ψηφιακοί φάκελοι προσθέτουν κάτι άλλο: ένα αρχείο καταγραφής. Κάθε συναλλαγή που μειώνει έναν φάκελο καταγράφεται με την ημερομηνία, το ποσό και το κατάστημα, γεγονός που καθιστά την ανασκόπηση τέλους μήνα πολύ πιο χρήσιμη από μια στοίβα αποδείξεων.
Γιατί έχει σημασία για το αρχείο σας
Στο Cash Book, ένας φάκελος είναι ένας προϋπολογισμός ανά ετικέτα. Δώστε στην ετικέτα Εστίαση έναν μηνιαίο προϋπολογισμό $200 στην οθόνη Προϋπολογισμοί και θα αποκτήσει μια λεπτή μπάρα προόδου που γεμίζει καθώς καταγράφετε· γίνεται κόκκινη μόνο όταν ο φάκελος όντως ξεπεραστεί. Ορίστε έναν ανά φάκελο και η οθόνη Προϋπολογισμοί γίνεται η σειρά των φακέλων, ο καθένας με το υπόλοιπό του. Το συνολικό μηνιαίο επίδομα κάτω από την αρχική οθόνη είναι το άθροισμα των φακέλων, που εμφανίζεται ως "$412 υπόλοιπο" ώστε να έχετε όλη την εικόνα με μια ματιά. Οι προϋπολογισμοί μπορούν να επαναλαμβάνονται, οπότε η αναπλήρωση την 1η του μηνός είναι αυτόματη.
Η μέθοδος εξαρτάται από το αν κάθε συναλλαγή καταλήγει στον σωστό φάκελο, κάτι που είναι ζήτημα ετικετών. Τα κουμπιά ετικετών βρίσκονται στο υποσέλιδο του πληκτρολογίου, μια φωνητική καταγραφή αντιστοιχίζει την ετικέτα από αυτό που είπατε και μια φωτογραφία απόδειξης διαβάζει το κατάστημα. Αν χρησιμοποιείτε φακέλους μετρητών για ορισμένες κατηγορίες και κάρτες για άλλες, διατηρήστε έναν λογαριασμό μετρητών παράλληλα με τους λογαριασμούς καρτών, ώστε μια ανάληψη να είναι μεταφορά και οι αγορές με μετρητά να καταγράφονται σε αυτόν· ο οδηγός για την παρακολούθηση δαπανών με μετρητά καλύπτει τη διαδικασία.
Όταν ένας φάκελος αδειάζει συνεχώς, τα Insights δείχνουν την τάση ανά ετικέτα σε σχέση με τον προηγούμενο μήνα, κάτι που συνήθως αρκεί για να καταλάβετε αν το ποσό ήταν λάθος ή αν ο μήνας ήταν ασυνήθιστος.
Συνηθισμένα λάθη
- Πολλοί φάκελοι. Δεκαπέντε κατηγορίες σημαίνουν δεκαπέντε υπόλοιπα προς έλεγχο και ένα πλάνο που κανείς δεν ακολουθεί. Ξεκινήστε με τα πέντε ή έξι όπου ξοδεύετε παραπάνω.
- Φάκελοι για πάγια έξοδα. Το ενοίκιο δεν χρειάζεται μπάρα προόδου. Οι φάκελοι είναι για ποσά που ελέγχετε εσείς.
- Πρόωρη αναπλήρωση. Το να συμπληρώνετε την εστίαση στις 20 του μηνός επειδή άδειασε είναι το ίδιο με το να μην έχετε όριο. Μεταφέρετε χρήματα από άλλον φάκελο, ώστε το σύνολο να παραμένει σταθερό.
- Μη καταγραφή μετρητών. Μια ανάληψη μετρητών που δεν χωρίζεται σε αγορές αφήνει έναν φάκελο που φαίνεται γεμάτος ενώ δεν είναι.
- Προγραμματισμένα ποσά αντιγραμμένα από έναν καλό μήνα. Χρησιμοποιήστε τον μέσο όρο των τελευταίων τριών μηνών και μετά περικόψτε, αντί για τον καλύτερο μήνα που θυμάστε.
Ο προϋπολογισμός με φακέλους είναι η πιο οπτική από τις συνηθισμένες μεθόδους και η πιο εύκολη στην εξήγηση σε κάποιον άλλον στο νοικοκυριό. Οι στενοί συγγενείς του είναι ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης, ο οποίος αναθέτει όλο το εισόδημα αντί μόνο του μεταβλητού μέρους, και οι διακριτικές δαπάνες, που είναι αυτό που συνήθως περιέχουν οι φάκελοι. Οι υπόλοιποι όροι βρίσκονται στο γλωσσάρι.
Αποκτήστε το Cash Book στο App StoreΔωρεάν για 7 ημέρες. $19.99 εφάπαξ για πάντα.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται να χρησιμοποιώ φυσικά μετρητά για τον προϋπολογισμό με φακέλους;
Όχι. Οι φάκελοι με μετρητά κάνουν το όριο φυσικό, κάτι που για κάποιους είναι αποτελεσματικό, αλλά μια ψηφιακή έκδοση λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο: κάθε κατηγορία έχει έναν σταθερό προϋπολογισμό και ένα τρέχον υπόλοιπο. Μια πληρωμή με κάρτα που καταγράφεται στη σωστή ετικέτα μειώνει τον φάκελο αυτής της ετικέτας. Η πειθαρχία προέρχεται από τον έλεγχο του υπολοίπου πριν από τη δαπάνη, όχι από το χαρτί.
Πόσους φακέλους πρέπει να έχω;
Όσους χρειάζονται για να καλύψετε τις κατηγορίες όπου όντως ξοδεύετε παραπάνω, και όχι περισσότερους. Οι περισσότεροι χρησιμοποιούν από 5 έως 8. Τα πάγια έξοδα όπως το ενοίκιο δεν χρειάζονται φάκελο, γιατί δεν μεταβάλλονται. Σούπερ μάρκετ, εστίαση, καύσιμα, ρούχα, διασκέδαση και δώρα είναι το σύνηθες σετ· προσθέστε ένα προσωπικό ποσό για να έχει το πλάνο κάποια ευελιξία.
Τι συμβαίνει με τα χρήματα που περισσεύουν στο τέλος του μήνα;
Επιλέγετε τον κανόνα και τον τηρείτε. Κάποιοι μεταφέρουν το υπόλοιπο στον φάκελο του επόμενου μήνα, κάτι που επιβραβεύει έναν λιτό μήνα. Άλλοι τα αποταμιεύουν ώστε κάθε φάκελος να ξεκινά ξανά με το προγραμματισμένο ποσό. Η μεταφορά υπολοίπου λειτουργεί καλά για κατηγορίες με ακανόνιστα έξοδα όπως τα ρούχα· η αποταμίευση λειτουργεί καλά για κατηγορίες που δεν πρέπει να αυξάνονται.
Τι γίνεται αν ένας φάκελος αδειάσει μέσα στον μήνα;
Είτε σταματάτε τις δαπάνες σε αυτή την κατηγορία είτε μεταφέρετε χρήματα από έναν άλλο φάκελο, συνειδητά. Το να δανειστείτε από τον φάκελο διασκέδασης για να καλύψετε το σούπερ μάρκετ σημαίνει ότι η μέθοδος λειτουργεί· το να ξοδεύετε αθόρυβα πέρα από το όριο σημαίνει ότι η μέθοδος αγνοείται. Αν ο ίδιος φάκελος αδειάζει κάθε μήνα, το προγραμματισμένο ποσό είναι λάθος και πρέπει να αυξηθεί.
Είναι ο προϋπολογισμός με φακέλους το ίδιο με τον προϋπολογισμό μηδενικής βάσης;
Αλληλοκαλύπτονται. Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης αναθέτει κάθε ευρώ του εισοδήματος, συμπεριλαμβανομένων των πάγιων εξόδων και των αποταμιεύσεων, μέχρι να μην υπάρχει τίποτα αδιάθετο. Ο προϋπολογισμός με φακέλους εφαρμόζεται συνήθως μόνο στο μεταβλητό μέρος των δαπανών, με ένα αυστηρό όριο ανά κατηγορία. Πολλοί συνδυάζουν και τα δύο: εφαρμόζουν μηδενική βάση σε όλο το εισόδημα και στη συνέχεια διαχειρίζονται τις μεταβλητές κατηγορίες ως φακέλους.
Πηγές
Αποκτήστε το Cash Book στο App StoreΔωρεάν για 7 ημέρες. $19.99 εφάπαξ για πάντα.