Jak sledovat hotovostní výdaje a mít přehled o penězích | Cash Book

Hotovost je ta část vašich výdajů, kterou vám žádný výpis z banky nevysvětlí. Banka ví, že jste 3. dne vybrali 5 000 Kč. Netuší ale, že 1 000 Kč padlo na kadeřníka, 300 Kč na parkovné, 2 000 Kč na trhu a zbytek na věci, na které si za tři dny už ani nevzpomenete.

Tato mezera je obvykle nejméně přesnou částí všech záznamů a je důvodem, proč měsíční rozpočet nikdy úplně nesedí. Řešením není lepší paměť, ale správná metoda.

Proč hotovost mizí ze záznamů

Platby kartou za sebou nechávají stopu, ať chcete nebo ne. Každé přiložení vytvoří řádek s obchodníkem, částkou a datem. S automatizací Apple Pay se tento řádek v aplikaci objeví sám. Hotovost po sobě nezanechá nic než výběr, a výběr není nákup.

Potom se to obvykle pokazí jedním ze tří způsobů. Výběr se zapíše jako výdaj, takže v záznamech máte 5 000 Kč za „Bankomat“ místo potravin, parkovného a oběda – což je technicky záznam o ničem. Nebo se na to zapomene úplně a 5 000 Kč skutečné útraty se prostě vypaří, takže měsíc vypadá levněji, než byl, a tiše to zkresluje všechna vaše srovnání po zbytek roku. Nebo, což je nejčastější případ, si v neděli sednete a z paměti rekonstruujete týden, čímž vytvoříte součet, který je o 30 procent nižší a v tu chvíli působí docela důkladně.

Hotovost přitom nezmizela. Průzkumy ukazují, že většina lidí hotovost stále používá pro drobné nákupy, dýška a vracení peněz, což jsou přesně ty výdaje, na které se nejsnáze zapomíná.

Metoda hotovostního účtu

Vaše peněženka je účet. Má zůstatek, peníze přibývají výběrem, ubývají útratou. Když zůstatek v aplikaci nesouhlasí s tím v kapse, rozdíl je přesným měřítkem toho, co jste zapomněli zapsat.

Otevřete Účty a přidejte si účet s názvem Hotovost s počátečním zůstatkem, který odpovídá tomu, co máte právě teď v peněžence (zaokrouhleno na celé koruny). Obrazovka Účty pak ukáže Hotovost vedle vašich karet a celková částka nahoře ji zahrnuje.

To je vše. Zbytek je jen návyk.

Dvě věci zajistí, že u toho vydržíte: nikdy po vás nikdo nechce, abyste si cokoli pamatovali, protože týdenní kontrola najde, co jste minuli. A nikdy nemusíte kategorizovat výběr, protože výběr je převod a kategorie vznikají až z nákupů.

Výběry jsou převody, ne útrata

Vyberte 5 000 Kč z bankomatu a nic jste nekoupili. Peníze se jen přesunuly mezi dvěma účty, které vlastníte. Zaznamenejte to tak: převod z bankovního účtu na Hotovost. Na číselníku přepněte typ záznamu na Převod, vyberte oba účty a celková útrata se nepohne.

To je důležitější, než se zdá. Pokud výběry berete jako výdaj, měsíc máte nafouknutý jednou o vše, co jste vybrali, a podruhé o každý hotovostní nákup, který k tomu připíšete. Výsledkem je fikce, která vás akorát odradí. Pokud je berete jako převody, celková útrata vzroste, až když skutečně něco koupíte. Váš cash flow je správně a zůstatek Hotovosti vzroste přesně o 5 000 Kč, stejně jako v peněžence.

Funguje to i obráceně. Vložíte hotovost do banky nebo vrátíte kamarádovi peníze kartou – to je převod z Hotovosti ven.

Zapište to v momentě, kdy peníze opustí ruku

Na tomto kroku stojí celá metoda. Pravidlo je stejné jako u jakéhokoli jiného sledování: teď, ne později. Hotovostní nákup zapsaný u pokladny je přesný. Ten samý nákup zapsaný v neděli je odhad, a odhady bývají nízké.

Hlas je nejrychlejší. Klepněte na mikrofon a řekněte, co jste utratili, zatímco odcházíte: „stovka kadeřník, hotovost“. Transakce se uloží s částkou, poznámkou, štítkem a dnešním datem. Je to zhruba stejné úsilí jako uklizení drobných a mnohem menší než dvacet minut, které byste jinak v neděli strávili rekonstrukcí úterý, na které si sotva vzpomínáte. Zkontrolujte, že účet je Hotovost – pokud by se automaticky vybrala karta, celá kontrola se tiše rozpadne a všimnete si toho až při přepočítávání. Průvodce hlasovým zadáváním obsahuje fráze, které fungují.

Kde je mluvení nevhodné, poslouží číselník: částka, štítek, účet Hotovost. Pokud máte hrst účtenek z trhu, vyfoťte je a účet změňte dodatečně.

Štítky u hotovosti používejte stejné jako u karet. V tom je smysl metody. Parkovné 300 Kč v hotovosti patří pod Parkovné, stejně jako to placené kartou. Štítky a kategorie by nikdy neměly obsahovat štítek „Hotovost“.

Jednou týdně proveďte kontrolu

Vyberte si den. Nedělní večer většině lidí vyhovuje. Vyndejte hotovost, spočítejte ji, porovnejte.

První týden nebo dva nebudou sedět. To není selhání metody. To je metoda, která vám ukazuje, jak velký problém řeší.

Rozdíl zapište jako jeden výdaj z Hotovosti se štítkem „Nedohledaná hotovost“ s dnešním datem. Nesnažte se rekonstruovat týden. Budete se mýlit, zabere to dvacet minut a nenaučí vás to nic, co už neřeklo samotné číslo. Nedohledaná hotovost se stane malou čárou v Přehledech, kterou můžete sledovat, jak mizí. Po měsíci je stále velká? Je to tím odkládáním zápisů. Pište u pokladny.

Pokud je v peněžence víc, než aplikace čeká, přijali jste hotovost, kterou jste nezapsali. Vrácené peníze, refundace, někdo vám vrátil dluh. Zapište to jako příjem na Hotovost a pokračujte.

Dvě minuty, jednou týdně. To je jediné počítání v celém systému.

Dýška, drobné, společné večeře

Dýška patří k nákupu, ke kterému se vážou. „Tři sta oběd, padesát dýško“ může být jeden záznam s poznámkou, nebo dva, pokud chcete vidět dýška zvlášť. V obou případech padesátikoruna opustí zůstatek Hotovosti.

Mince a drobné nemá smysl sledovat jednotlivě. Zaokrouhlete na celé koruny a nechte týdenní nedohledanou položku, ať rozdíly pohltí. Snaha o evidenci každé koruny je přesně to, proč lidé ve třetím týdnu končí.

Společné placení vyžaduje jedno rozhodnutí. Zaplaťte večeři v hotovosti a nechte tři lidi poslat jejich podíl na kartu: zapište celou večeři jako hotovostní výdaj a pak každé vrácení peněz jako příjem na bankovní účet. Co vás to stálo, je čistý výdaj po odečtení vratek.

A vždycky zbyde něco, co nikam nepasuje. Dar, lístek do tomboly, laskavost sousedovi. Dejte tomu štítek „Ostatní“ a přestaňte o tom přemýšlet. Kalkulačka drobných výdajů je dobrou připomínkou, že drobnosti se v součtu počítají, ale na to jsou štítky, ne na každý jednotlivý lístek do tomboly.

Obálky a hotovostní účet

Obálková metoda je nejstarší způsob hospodaření: vyberte peníze na měsíc, rozdělte je do obálek, přestaňte utrácet, když je obálka prázdná. Funguje, protože dělá peníze fyzickými, což je zpětná vazba, kterou karty vzaly. Je to standardní rada pro kategorie, které se vymkly kontrole.

Hotovostní účet se pod obálky skvěle hodí. Výběr je jeden převod do Hotovosti. Každý výdaj se zapíše k Hotovosti se štítkem obálky: Potraviny, Restaurace, Zábava. Nastavte si rozpočet pro každý štítek a tenký ukazatel vám řekne, co zbývá, aniž byste cokoli otevírali.

Obálky k používání hotovostního účtu nepotřebujete a aplikaci k obálkám taky ne. Používejte obojí a obálky budou hlídat, zatímco aplikace bude pamatovat. Pro kategorii, kde se hromadí impulzivní nákupy, je to přesně to, co průvodce zastavením impulzivních nákupů doporučuje.

Když je hotovost hlavní částí vašich výdajů

Metoda se nemění. Jen poměry.

Hotovost se stane vaším hlavním účtem, karty vedlejšími a přepínač účtů na domovské obrazovce zůstane většinu času na Hotovosti. Výběry jsou stále převody. Zápis u pokladny je mnohem důležitější, protože pod tím není žádná stopa z karty, která by zachránila, co jste minuli. Vyplatí se kontrolovat dvakrát týdně, dokud nedohledaná položka nezmizí.

Kalkulačka denního limitu se zde vyplatí. Vydělte, co zbývá na měsíc, počtem dní a porovnejte to se zůstatkem Hotovosti. To odpovídá na otázku, kterou dřív zodpovídala váha peněženky: kolik z toho je na dnešek?

Cestujete s cizí měnou? Dejte jí vlastní účet pojmenovaný podle měny, aby se hromádky v hlavě nemíchaly. Zobrazovaná měna je nastavení pro celou aplikaci, takže druhý účet berte jako přibližný, přepočtený kurzem, který jste skutečně dostali, a nechte týdenní kontrolu, ať ho drží v realitě.

Z čeho vycházíme

Rozsah hotovostní mezery vychází z průzkumů Federal Reserve Bank of Atlanta o platebních zvyklostech spotřebitelů a z jejich studií o posunu k bezhotovostním platbám. Pravidlo „převod, ne výdaj“ a týdenní kontrola následují doporučení Consumer Financial Protection Bureau, která začínají evidencí každého výdaje před stanovením limitů. To, že hotovost je nejtransparentnější forma platby a tedy nejúčinnější brzda u „děravých“ kategorií, vychází z terénních experimentů Dilipa Somana z roku 2003.

Získat Cash Book v App StoreZdarma na 7 dní. 19.99 $ jednorázově za doživotní přístup.

Získat Cash Book v App StoreZdarma na 7 dní. 19.99 $ jednorázově za doživotní přístup.