Come tracciare le spese in contanti con Cash Book

I contanti rappresentano quella parte di spesa che nessun estratto conto potrà mai spiegare. La banca sa che hai prelevato 200 $ il giorno 3. Non ha idea che 40 $ siano finiti in un taglio di capelli, 12 $ nel parcheggio, 85 $ al mercato e il resto in cose che non ricordi nemmeno tre giorni dopo.

Quella lacuna è solitamente la parte meno precisa dei record di chiunque, ed è il motivo per cui i conti a fine mese non tornano mai. La soluzione è un metodo, non una memoria migliore.

Perché i contanti spariscono dai tuoi record

Le spese con carta lasciano una traccia, che tu lo voglia o meno. Ogni pagamento crea una riga con un esercente, un importo e una data e, con l'automazione di Apple Pay attiva, quella riga arriva nel tuo tracker da sola. I contanti non lasciano nulla dietro di sé se non il prelievo, e un prelievo non è un acquisto.

Da lì, le cose vanno male in uno di questi tre modi. Il prelievo viene registrato come spesa, quindi i tuoi record mostrano 200 $ di "ATM" invece di generi alimentari, parcheggio e pranzo, che tecnicamente è un record di nulla. Oppure viene ignorato del tutto, e 200 $ di spesa reale evaporano dal mese, facendolo sembrare più economico di quanto fosse e avvelenando silenziosamente ogni confronto che farai per il resto dell'anno. Oppure, più spesso, ti siedi la domenica e ricostruisci la settimana a memoria, producendo un totale che è inferiore del 30 percento e che, al momento, sembra abbastanza accurato.

I contanti non sono spariti. Il diario della Federal Reserve di Atlanta sulle scelte di pagamento dei consumatori ha rilevato che circa quattro consumatori statunitensi su cinque hanno usato contanti nel mese precedente, e rimangono la scelta comune per piccoli acquisti, mance e rimborsi, che è esattamente la spesa più facile da dimenticare.

Il metodo del conto contanti

Il tuo portafoglio è un conto. Ha un saldo, il denaro entra quando prelevi, esce quando spendi e, quando il saldo nell'app non concorda con quello in tasca, la differenza è una misura esatta di ciò che hai dimenticato di registrare.

Apri Conti e aggiungine uno chiamato Contanti, con un saldo iniziale pari a quello che hai nel portafoglio in questo momento, arrotondato al dollaro. La schermata Conti mostrerà quindi Contanti accanto alle tue carte, e la cifra netta in alto lo includerà.

Questa è la configurazione. Il resto è abitudine.

Due cose rendono questo metodo efficace laddove "ricordarsi di segnare le spese in contanti" fallisce. Non ti chiede mai di ricordare nulla, perché il conteggio settimanale trova ciò che hai perso. E non ti chiede mai di categorizzare un prelievo, perché un prelievo è un trasferimento e le categorie derivano dagli acquisti.

I prelievi sono trasferimenti, non spese

Preleva 200 $ da un ATM e non hai comprato nulla. Il denaro si è spostato tra due conti di tua proprietà. Registralo in questo modo: un trasferimento dal conto bancario a Contanti. Sul tastierino la pillola Spesa / Entrata / Trasferimento cambia il tipo di voce, quindi scegli Trasferimento, seleziona i due conti e il totale delle tue spese non si muoverà.

Questo è più importante di quanto sembri. Tratta i prelievi come spese e il tuo mese sarà gonfiato una volta da tutto ciò che hai prelevato e poi di nuovo da ogni acquisto in contanti che registri contro di esso, il che produce una cifra di spesa che è pura finzione e, peggio, una finzione scoraggiante. Trattali come trasferimenti e il totale aumenta solo quando compri effettivamente qualcosa. Il tuo flusso di cassa viene letto correttamente e il saldo di Contanti aumenta di 200 $ esattamente come ha fatto il portafoglio.

Funziona anche al contrario. Deposita contanti in banca, o dai banconote a un amico e fatti ripagare con carta, e quello è un trasferimento in uscita da Contanti.

Registralo nel momento in cui esce dalla tua mano

Questo è il passaggio su cui poggia l'intero metodo, e la regola è la stessa che governa ogni altro tipo di tracciamento. Ora, non dopo. Un acquisto in contanti registrato alla cassa è accurato. Lo stesso acquisto registrato la domenica è una stima, e le stime tendono al ribasso.

La voce è il metodo più rapido. Tocca il microfono e dì cosa hai speso mentre esci: "quaranta dollari taglio capelli, contanti". La transazione arriva con un importo, una nota, un'etichetta e la data di oggi, con un'opzione Modifica accanto, che richiede circa lo stesso sforzo di mettere via il resto e decisamente meno dei venti minuti che altrimenti passeresti la domenica a cercare di ricostruire un martedì che ricordi a malapena. Controlla che il conto sia Contanti, perché se fosse impostato di default sulla carta, l'intera riconciliazione fallirebbe silenziosamente e non te ne accorgeresti fino al conteggio. La guida alla registrazione delle spese a voce contiene le frasi che funzionano, incluso come registrare un'intera spesa al mercato in una sola frase.

Dove parlare è scomodo, il tastierino fa il suo dovere: importo, etichetta, conto impostato su Contanti. Per una manciata di scontrini da un mercato che accetta solo contanti, scatta una foto e cambia il conto in seguito.

Etichetta gli acquisti in contanti esattamente come quelli con carta. È questo il punto del metodo. Una commissione di parcheggio di 12 $ pagata in contanti appartiene a Parcheggio, accanto alla commissione di 12 $ pagata con carta, e etichette e categorie non dovrebbero mai contenere un'etichetta chiamata Contanti.

Riconcilia una volta a settimana

Scegli un giorno. La domenica sera funziona per la maggior parte delle persone. Tira fuori i contanti, contali, confronta.

La prima o la seconda settimana non concorderanno, spesso per un importo che brucia un po'. Non è il metodo che fallisce. È il metodo che ti mostra l'entità di ciò che sta correggendo.

Registra la differenza come una spesa su Contanti, etichettata come Contanti non tracciati, con data odierna. Non ricostruire la settimana. Sbaglieresti, ti porterebbe via venti minuti e non ti insegnerebbe nulla che il numero stesso non abbia già detto. Contanti non tracciati diventa una piccola riga in Approfondimenti che potrai vedere rimpicciolire. È ancora grande dopo un mese? È il ritardo, ogni volta. Registra alla cassa.

Se il portafoglio contiene più di quanto l'app si aspetti, hai ricevuto contanti che non hai registrato. Resto da una banconota grande che hai registrato come cifra tonda, un rimborso, qualcuno che ti ha ripagato. Registralo come entrata in Contanti e vai avanti.

Due minuti, una volta a settimana. È l'unico conteggio dell'intero sistema.

Mance, monete, cene condivise

Le mance vanno inserite con l'acquisto a cui appartengono. "Trentadue dollari pranzo, cinque dollari mancia" può essere una transazione con una nota, o due se vuoi vedere le mance su una riga a parte alla fine dell'anno. In ogni caso, i cinque dollari escono dal saldo di Contanti.

Monete e piccoli spiccioli non valgono la pena di essere tracciati singolarmente. Arrotonda al dollaro più vicino mentre registri e lascia che la voce settimanale dei non tracciati assorba l'arrotondamento, perché cercare di registrare 85 centesimi è esattamente il motivo per cui le persone abbandonano questo metodo alla terza settimana.

I contanti condivisi richiedono una decisione, presa una volta. Copri una cena in contanti e fatti inviare la quota dagli altri tre tramite carta: registra l'intera cena come spesa in contanti, poi registra ogni rimborso come entrata nel conto carta. Ciò che ti è costato è ciò che hai pagato al netto, e le etichette raccontano la storia.

E c'è sempre un residuo che non si adatta a nessuna etichetta. Una donazione, un biglietto della lotteria, un favore per un vicino. Assegna l'etichetta Varie e smetti di pensarci. Il calcolatore dei piccoli acquisti è un buon promemoria del fatto che le piccole cose contano nel complesso, ma il complesso è ciò a cui serve l'etichetta, e il singolo biglietto della lotteria non ha bisogno di un'etichetta ponderata.

Buste e conto contanti

Il budget a buste è il metodo di gestione dei contanti più antico: preleva il denaro del mese, dividilo in buste etichettate, fermati quando una busta è vuota. Funziona perché rende il denaro rimanente fisico, che è il feedback che le carte hanno eliminato, ed è il consiglio standard per una categoria che è sfuggita di mano, dato che i contanti sono la forma di pagamento più trasparente che esista. Il lavoro sul campo di Soman sulla trasparenza dei pagamenti lo conferma.

Il conto Contanti si inserisce sotto le buste senza disturbarle. Il prelievo è un trasferimento su Contanti. Ogni spesa viene registrata su Contanti con l'etichetta della busta: Generi alimentari, Ristoranti, Svago. Imposta un budget per etichetta per rispecchiare ogni busta e la sottile barra di avanzamento ti dirà cosa resta senza aprire nulla.

Non hai bisogno di buste per usare il conto Contanti, e non hai bisogno di un'app per usare le buste. Usale entrambe e le buste faranno il controllo mentre l'app farà il lavoro di memoria. Per l'unica categoria in cui si concentrano le spese d'impulso, questo abbinamento è esattamente ciò che suggerisce la guida per smettere di fare acquisti d'impulso.

Quando i contanti rappresentano la maggior parte delle tue spese

Il metodo non cambia. Cambiano le proporzioni.

I contanti diventano il tuo conto principale, le carte diventano secondarie e il selettore del conto nella Home rimane su Contanti per la maggior parte del tempo. I prelievi sono sempre trasferimenti. Registrare alla cassa conta molto di più, dato che non c'è una traccia della carta sotto per recuperare ciò che hai perso, e vale la pena riconciliare due volte a settimana finché la riga dei non tracciati non diventa piccola.

Un calcolatore di spesa giornaliera qui è molto utile. Dividi ciò che resta per il mese per i giorni rimanenti e confrontalo con il saldo di Contanti, che risponde alla domanda a cui un portafoglio rispondeva col peso: quanto di questo è per oggi?

Viaggi con una seconda valuta? Dalle il suo conto, chiamato con il nome della valuta, così le due pile non si mescolano mai nella tua testa. La valuta di visualizzazione è un'impostazione per l'intera app, quindi tratta il secondo conto come approssimativo, convertito al tasso che hai effettivamente ottenuto, e lascia che il conteggio settimanale lo mantenga onesto.

Su cosa si basa tutto questo

L'entità del divario dei contanti deriva dal Survey and Diary of Consumer Payment Choice della Federal Reserve Bank of Atlanta, che traccia come i consumatori statunitensi pagano effettivamente, insieme al Federal Reserve Payments Study sullo spostamento verso pagamenti non in contanti. La regola del trasferimento-non-spesa e la revisione settimanale seguono le linee guida di budget del Consumer Financial Protection Bureau, che parte dalla registrazione di ogni spesa prima che venga fissato qualsiasi limite. Il fatto che i contanti siano la forma di pagamento più trasparente, e quindi il freno più efficace su una categoria che perde pezzi, deriva dai quasi-esperimenti sul campo del 2003 di Dilip Soman sulla trasparenza dei pagamenti.

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