วิธีจดบันทึกรายจ่ายเงินสดให้แม่นยำด้วยแอป Cash Book

เงินสดคือส่วนหนึ่งของการใช้จ่ายที่คุณไม่สามารถหาคำตอบได้จากรายการเดินบัญชี ธนาคารรู้ว่าคุณกดเงินออกมา $200 ในวันที่ 3 แต่ธนาคารไม่รู้ว่าเงิน $40 ไปอยู่ที่ค่าตัดผม $12 ค่าที่จอดรถ $85 ที่ตลาด และที่เหลือคืออะไรที่คุณนึกไม่ออกแล้วในอีกสามวันต่อมา

ช่องว่างนี้มักเป็นส่วนที่บันทึกได้ไม่แม่นยำที่สุด และเป็นเหตุผลว่าทำไมยอดรวมรายเดือนถึงไม่เคยตรง วิธีแก้ปัญหาคือการใช้ระบบจัดการ ไม่ใช่การพยายามจำ

ทำไมเงินสดถึงหายไปจากบันทึกของคุณ

การใช้จ่ายผ่านบัตรทิ้งร่องรอยไว้เสมอ ทุกครั้งที่แตะจ่ายจะมีข้อมูลร้านค้า จำนวนเงิน และวันที่ และด้วย ระบบอัตโนมัติ Apple Pay ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกบันทึกเข้าแอปให้คุณโดยอัตโนมัติ แต่เงินสดไม่ทิ้งอะไรไว้เลยนอกจากรายการกดเงิน ซึ่งการกดเงินไม่ใช่การซื้อสินค้า

จากนั้นปัญหาจะเกิดขึ้นใน 3 รูปแบบ คือ บันทึกการกดเงินเป็นรายจ่าย ทำให้บันทึกของคุณโชว์ยอด "ATM" $200 แทนที่จะเป็นค่าของชำ ค่าที่จอดรถ และค่าอาหาร ซึ่งไม่ได้บอกอะไรเลย หรือไม่ก็ปล่อยผ่านไปเลย ทำให้เงิน $200 หายไปจากรายเดือน ส่งผลให้ยอดรายจ่ายดูน้อยกว่าความเป็นจริง หรือที่พบบ่อยที่สุดคือการมานั่งนึกย้อนหลังในวันอาทิตย์ ซึ่งมักจะได้ยอดรวมที่ขาดไปประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์

เงินสดไม่ได้หายไปไหน รายงานจาก Atlanta Fed พบว่าผู้บริโภคชาวสหรัฐฯ ประมาณ 4 ใน 5 คนยังคงใช้เงินสดในเดือนที่ผ่านมา และเงินสดยังเป็นตัวเลือกหลักสำหรับรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ ทิป และการคืนเงินให้เพื่อน ซึ่งเป็นรายจ่ายที่ลืมง่ายที่สุด

วิธีการใช้บัญชีเงินสด (Cash Account)

กระเป๋าสตางค์ของคุณคือบัญชีหนึ่งบัญชี มีเงินเข้าเมื่อคุณกดเงิน มีเงินออกเมื่อคุณจ่าย และเมื่อยอดในแอปไม่ตรงกับเงินในกระเป๋า ส่วนต่างนั้นคือตัวเลขที่บอกว่าคุณลืมบันทึกอะไรไป

ไปที่เมนู Accounts แล้วเพิ่มบัญชีชื่อ Cash โดยใส่ยอดเริ่มต้นเท่ากับเงินในกระเป๋าของคุณตอนนี้ให้ใกล้เคียงที่สุด หน้าจอ Accounts จะแสดงบัญชี Cash ควบคู่ไปกับบัตรของคุณ และยอดรวมสุทธิจะรวมเงินสดนี้ด้วย

นั่นคือการตั้งค่า ส่วนที่เหลือคือความเคยชิน

มีสองสิ่งที่ทำให้วิธีนี้ได้ผล คือคุณไม่ต้องพยายามจำอะไรเลย เพราะการตรวจนับรายสัปดาห์จะช่วยหาจุดที่พลาด และคุณไม่ต้องมานั่งแยกประเภทการกดเงิน เพราะการกดเงินคือการโอน ส่วนหมวดหมู่จะมาจากรายการซื้อจริง

การกดเงินคือการโอน ไม่ใช่รายจ่าย

เมื่อกดเงิน $200 จาก ATM ยังไม่มีการซื้อสินค้าเกิดขึ้น เงินแค่ย้ายจากบัญชีหนึ่งไปอีกบัญชีที่คุณถืออยู่ ให้บันทึกเป็นการโอนจากบัญชีธนาคารไปยัง Cash บน ปุ่มกด ให้เลือกประเภทเป็น Transfer เลือกบัญชีต้นทางและปลายทาง ยอดรวมรายจ่ายของคุณจะไม่เปลี่ยนแปลง

เรื่องนี้สำคัญกว่าที่คิด หากคุณบันทึกการกดเงินเป็นรายจ่าย ยอดรายจ่ายรายเดือนของคุณจะสูงเกินจริงจากการกดเงิน และสูงซ้ำอีกครั้งเมื่อคุณบันทึกรายการซื้อจริง ซึ่งทำให้ตัวเลขรายจ่ายของคุณไม่เป็นความจริงและน่าท้อใจ ให้บันทึกเป็นการโอนแล้วยอดรวมจะเพิ่มขึ้นเฉพาะตอนที่คุณซื้อของจริงๆ เท่านั้น กระแสเงินสด ของคุณจะถูกต้อง และยอดคงเหลือในบัญชี Cash จะเพิ่มขึ้น $200 เท่ากับเงินในกระเป๋า

วิธีนี้ใช้ในทางกลับกันได้ด้วย เช่น การนำเงินสดไปฝากธนาคาร หรือการคืนเงินให้เพื่อนผ่านบัตร ให้บันทึกเป็นการโอนออกจากบัญชี Cash

บันทึกทันทีที่จ่ายเงิน

นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุด กฎคือ "เดี๋ยวนี้ ไม่ใช่ทีหลัง" การบันทึกรายจ่ายเงินสดที่หน้าเคาน์เตอร์จะแม่นยำที่สุด การบันทึกในวันอาทิตย์คือการเดา และการเดามักจะต่ำกว่าความเป็นจริง

การใช้เสียงบันทึกเร็วที่สุด แตะไมโครโฟนแล้ว พูดรายการที่จ่าย ขณะเดินออกมา เช่น "ค่าตัดผม 40 ดอลลาร์ เงินสด" รายการจะถูกบันทึกพร้อมจำนวนเงิน โน้ต แท็ก และวันที่ปัจจุบัน พร้อมตัวเลือกแก้ไข ซึ่งใช้เวลาพอๆ กับการเก็บเงินทอน และน้อยกว่าการมานั่งนึกย้อนหลัง 20 นาทีในวันอาทิตย์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีคือ Cash เพราะถ้าเผลอไปบันทึกเข้าบัตร การตรวจนับรายสัปดาห์จะผิดพลาดทันที คู่มือการบันทึกรายจ่ายด้วยเสียง มีตัวอย่างประโยคที่ใช้ได้ผล รวมถึงการบันทึกรายการซื้อของจากตลาดในประโยคเดียว

ในที่ที่พูดไม่ได้ ให้ใช้ปุ่มกด: ใส่จำนวนเงิน เลือกแท็ก และเลือกบัญชีเป็น Cash สำหรับใบเสร็จจากตลาดสด ให้ถ่ายรูปไว้แล้วค่อยเปลี่ยนบัญชีภายหลัง

แท็กรายจ่ายเงินสดเหมือนกับรายจ่ายบัตร นั่นคือหัวใจของวิธีนี้ ค่าที่จอดรถ $12 ที่จ่ายด้วยเงินสดควรอยู่ในหมวด Parking เช่นเดียวกับที่จ่ายด้วยบัตร และ แท็กและหมวดหมู่ ไม่ควรมีแท็กที่ชื่อว่า Cash

ตรวจนับรายสัปดาห์

เลือกวันหนึ่งวัน ส่วนใหญ่คนมักเลือกเย็นวันอาทิตย์ นำเงินสดออกมานับแล้วเทียบยอด

สัปดาห์แรกๆ ยอดอาจจะไม่ตรงกัน ซึ่งไม่ใช่เพราะวิธีนี้ใช้ไม่ได้ผล แต่เพราะมันกำลังแสดงให้คุณเห็นว่าคุณลืมบันทึกไปเท่าไหร่

บันทึกส่วนต่างเป็นรายจ่ายรายการเดียวเข้าบัญชี Cash แท็กว่า เงินสดที่ไม่ได้บันทึก ลงวันที่วันนี้ ไม่ต้องพยายามนึกย้อนหลังเพราะจะทำให้เสียเวลาและไม่ได้เรียนรู้อะไร เงินสดที่ไม่ได้บันทึกจะกลายเป็นเส้นเล็กๆ ใน Insights ที่คุณจะได้เห็นมันค่อยๆ ลดลง หากยังสูงอยู่หลังจากผ่านไปหนึ่งเดือน แสดงว่าปัญหาอยู่ที่ความล่าช้า ให้เปลี่ยนมาบันทึกที่หน้าเคาน์เตอร์

หากเงินในกระเป๋ามากกว่าที่แอปแสดง แสดงว่าคุณได้รับเงินสดมาโดยไม่ได้บันทึก เช่น เงินทอนจากการจ่ายแบงก์ใหญ่ การคืนเงิน หรือคนอื่นคืนเงินให้ ให้บันทึกเป็นรายได้เข้าบัญชี Cash แล้วทำต่อไป

ใช้เวลาเพียงสองนาทีต่อสัปดาห์ นี่คือการนับเงินเพียงครั้งเดียวในระบบทั้งหมด

ทิป เศษเหรียญ และมื้ออาหารร่วมกัน

ทิปให้รวมไว้กับรายการที่จ่าย "ค่าอาหาร 32 ดอลลาร์ ทิป 5 ดอลลาร์" สามารถบันทึกเป็นรายการเดียวพร้อมโน้ต หรือแยกเป็นสองรายการหากต้องการดูยอดทิปแยกต่างหาก ไม่ว่าจะแบบไหน เงิน 5 ดอลลาร์ต้องออกจากยอดคงเหลือของ Cash

เศษเหรียญไม่จำเป็นต้องบันทึกแยก ให้ปัดเศษเป็นจำนวนเต็มตอนบันทึก แล้วปล่อยให้รายการส่วนต่างรายสัปดาห์จัดการส่วนที่เหลือ เพราะการพยายามบันทึกเศษเงิน 85 เซนต์คือสาเหตุที่ทำให้คนเลิกทำในสัปดาห์ที่สาม

การแชร์ค่าอาหาร ให้ตัดสินใจครั้งเดียว: หากจ่ายค่าอาหารด้วยเงินสดแล้วเพื่อนโอนคืนเข้าบัตร ให้บันทึกค่าอาหารทั้งหมดเป็นรายจ่ายเงินสด แล้วบันทึกเงินที่เพื่อนคืนมาเป็นรายได้เข้าบัญชีบัตร สิ่งที่คุณจ่ายจริงคือยอดสุทธิ และแท็กจะเป็นตัวบอกเรื่องราว

และมักจะมีรายจ่ายที่ไม่มีแท็ก เช่น เงินบริจาค ค่าตั๋วชิงโชค ให้แท็กว่า Misc แล้วจบไป เครื่องคำนวณรายจ่ายเล็กน้อย เป็นตัวเตือนที่ดีว่ารายจ่ายเล็กๆ รวมกันแล้วมีผลมาก แต่แท็กมีไว้เพื่อสรุปภาพรวม ไม่จำเป็นต้องระบุรายละเอียดทุกรายการ

การทำงบประมาณแบบซองและบัญชีเงินสด

การทำงบประมาณแบบซอง เป็นวิธีที่เก่าแก่ที่สุด: ถอนเงินรายเดือน แบ่งใส่ซอง และหยุดใช้เมื่อเงินในซองหมด วิธีนี้ได้ผลเพราะทำให้เงินที่เหลืออยู่เป็นรูปธรรม ซึ่งเป็นสิ่งที่บัตรเครดิตไม่มี และเป็นคำแนะนำมาตรฐานสำหรับหมวดที่ควบคุมยาก เพราะเงินสดคือรูปแบบการจ่ายที่โปร่งใสที่สุด งานวิจัยของ Soman สนับสนุนเรื่องนี้

บัญชี Cash สามารถใช้ร่วมกับการทำงบประมาณแบบซองได้ การถอนเงินคือการโอนเข้าบัญชี Cash แต่ละรายการที่จ่ายให้บันทึกเข้าบัญชี Cash พร้อมแท็กของซองนั้นๆ เช่น Groceries, Eating out, Fun ตั้ง งบประมาณ รายแท็กให้ตรงกับแต่ละซอง แล้วแถบความคืบหน้าจะบอกคุณว่าเหลือเงินเท่าไหร่โดยไม่ต้องเปิดซองดู

คุณไม่จำเป็นต้องใช้ซองเพื่อใช้บัญชี Cash และไม่จำเป็นต้องใช้แอปเพื่อใช้ซอง แต่การใช้ทั้งสองอย่างจะช่วยให้ซองทำหน้าที่ควบคุม ส่วนแอปทำหน้าที่บันทึก สำหรับหมวดที่มักจะใช้จ่ายตามอารมณ์ การจับคู่แบบนี้คือสิ่งที่ คู่มือการหยุดซื้อของตามอารมณ์ แนะนำ

เมื่อเงินสดคือรายจ่ายหลักของคุณ

วิธีการไม่เปลี่ยน แต่สัดส่วนจะเปลี่ยนไป

เงินสดจะกลายเป็นบัญชีหลัก บัตรจะเป็นบัญชีรอง และตัวสลับบัญชีที่หน้า Home จะอยู่ที่ Cash เป็นส่วนใหญ่ การกดเงินยังคงเป็นการโอน การบันทึกที่หน้าเคาน์เตอร์สำคัญยิ่งขึ้นเพราะไม่มีร่องรอยจากบัตรมาช่วยเตือน และควรตรวจนับสัปดาห์ละสองครั้งจนกว่ายอดส่วนต่างจะลดลง

เครื่องคำนวณงบประมาณรายวัน จะมีประโยชน์มากที่นี่ แบ่งเงินที่เหลือสำหรับเดือนด้วยจำนวนวันที่เหลือ แล้วเทียบกับยอดในบัญชี Cash ซึ่งจะตอบคำถามที่กระเป๋าสตางค์เคยตอบได้ด้วยน้ำหนัก: วันนี้เหลือเงินเท่าไหร่?

หากเดินทางด้วยสกุลเงินอื่น ให้สร้างบัญชีแยกต่างหากตามชื่อสกุลเงิน เพื่อไม่ให้เงินสองกองปนกันในหัว การแสดงผลสกุลเงินเป็นค่าตั้งค่าเดียวสำหรับทั้งแอป ดังนั้นให้ถือว่าบัญชีที่สองเป็นค่าประมาณ โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนที่คุณได้รับจริง และให้การตรวจนับรายสัปดาห์ช่วยตรวจสอบความถูกต้อง

ข้อมูลอ้างอิง

ขนาดของช่องว่างเงินสดมาจาก Survey and Diary of Consumer Payment Choice ของ Federal Reserve Bank of Atlanta ซึ่งติดตามพฤติกรรมการจ่ายเงินของผู้บริโภคชาวสหรัฐฯ ร่วมกับ The Federal Reserve Payments Study เกี่ยวกับการเปลี่ยนไปสู่การจ่ายเงินแบบไม่ใช้เงินสด กฎการบันทึกเป็นการโอนไม่ใช่รายจ่ายและการตรวจนับรายสัปดาห์เป็นไปตามคำแนะนำของ Consumer Financial Protection Bureau ซึ่งเริ่มจากการบันทึกทุกรายจ่ายก่อนกำหนดงบประมาณ การที่เงินสดเป็นรูปแบบการจ่ายที่โปร่งใสที่สุดและเป็นเบรกที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับหมวดที่ควบคุมยาก มาจากงานวิจัยของ Dilip Soman ในปี 2003 เกี่ยวกับความโปร่งใสในการชำระเงิน

ดาวน์โหลด Cash Book บน App Storeฟรี 7 วัน จ่ายเพียง $19.99 ครั้งเดียวใช้งานได้ตลอดชีพ

ดาวน์โหลด Cash Book บน App Storeฟรี 7 วัน จ่ายเพียง $19.99 ครั้งเดียวใช้งานได้ตลอดชีพ