Jak skenovat účtenky do aplikace pro správu výdajů | Cash Book

Účtenka je kompletní záznam o výdaji, který za vás někdo jiný už vypsal. Celková částka, obchod, datum, každá položka – vytištěno a předáno zdarma. Jedinou vadou je, že existuje pouze na papíře, který končí v kapse, tašce nebo koši, přesně v tomto pořadí.

Skenování přenese záznam do vaší aplikace během deseti sekund, než papír stihnete ztratit.

Kdy je fotka lepší než ruční zadávání

U jednoho drobného nákupu je rychlejší výdaj nadiktovat než cokoli fotit. Nekafte si kávu.

Fotoaparát dává smysl, když účtenka obsahuje více čísel, která vás zajímají: velký nákup potravin, účet z restaurace se spropitným nebo lékárna, kde jsou dvě položky zdraví a jedna pytlík brambůrek, o kterém si nebudeme nic nalhávat. Je to také správný nástroj pro cokoli s datem a názvem obchodníka, u čeho byste se jinak mohli splést, jako je hotelový účet nebo faktura za energie.

Skenování účtenek v Cash Book najdete pod korálovým kolečkem fotoaparátu v dolní části hlavní obrazovky. Klepněte na něj a otevře se nabídka se dvěma možnostmi: Fotoaparát pro účtenku před vámi a Knihovna fotografií pro snímek, který už máte. Skenování doplňuje hlasové zadávání, automatizaci Apple Pay a klávesnici. Všechny čtyři způsoby porovnáváme v průvodci jak sledovat výdaje na iPhonu.

Papíry, faktury, snímky obrazovky

Papírové účtenky jsou klasika, ale zároveň nejhorší vstup, jaký může fotoaparát dostat. Termopapír v teplé kapse bledne, kroutí se do tvaru ruličky, mačká se v peněžence a odráží světlo z každé žárovky v místnosti. Účtenky ze supermarketů a restaurací vyžadují níže popsané návyky více než cokoli jiného.

Faktury a účty jsou snadné. Čistý tisk, rovný papír nebo PDF, které můžete uložit jako snímek obrazovky, jasná částka, datum splatnosti a název dodavatele, který se mění jen zřídka. Naskenujte jednu pečlivě a díky paměti obchodníků už to příště půjde samo. Pokud jde o fixní náklad, článek fixní vs. variabilní výdaje vysvětluje, proč si zaslouží vlastní kategorii.

Snímky obrazovky pokrývají rostoucí hromadu nákupů, které papír nikdy neviděly. Rozvoz jídla, jízdenka, potvrzení objednávky, historie plateb v bankovní aplikaci. Jsou ploché, ostré a rovnoměrně osvětlené, proto je AI čte tak dobře.

Jak pořídit fotku, kterou AI přečte

Skoro každá chyba při skenování vzniká ještě před stisknutím spouště. Čtyři návyky vyřeší téměř všechny:

1. Rovnoměrné světlo, žádné stíny. Denní světlo z okna funguje skvěle, stejně jako stropní světlo. Blesk telefonu na lesklém termopapíru vytvoří odlesk, který se s komickou přesností usadí přímo na celkové částce. Pokud máte světlo za zády, poodstupte, aby váš stín nepadal na papír.
2. Rovně a na hladkém povrchu. Vyhlaďte přehyby nebo přidržte oba konce papíru. Zkroucená účtenka ohýbá sloupce a změní 18,40 na 13,40, čehož si tři týdny nevšimnete. Kontrastní pozadí pomáhá modelu najít okraje – tmavý stůl, bílý papír.
3. Jedna účtenka na fotku. Dvě v záběru vytvoří zmatenou transakci. Foťte je zvlášť. Stojí to deset sekund.
4. Vyplňte záběr, foťte přímo shora, telefon rovnoběžně s papírem, dostatečně blízko, aby byl text v náhledu čitelný. Pokud na svém displeji přečtete celkovou částku, přečte ji i model. Obrázek se před odesláním zmenší, takže obří fotka vám nic nepřinese, ale ostrá fotka vám zajistí vše.

Dlouhé účtenky jsou oříšek. Když se nevejdou do jednoho záběru, zaměřte se na to, aby byla čitelná částka a obchodník (obvykle nahoře a dole). Počítejte s tím, že prostředek může být shrnutý, nikoli rozepsaný po položkách.

Kdy je snímek obrazovky lepší než fotka

Pokud nákup proběhl na displeji, nechte ho tam. Rozvozové aplikace, jízdenky, e-shopy – vše zobrazuje potvrzení s částkou, obchodníkem a datem. Udělejte snímek obrazovky, naskenujte z knihovny a je hotovo. Žádný papír.

Snímky obrazovky také zachrání zpětné dohledávání. Historie transakcí v bankovní aplikaci ukazuje několik nákupů najednou a jeden snímek obrazovky může být rozpoznán jako několik transakcí.

A když už papír nemáte, snímek obrazovky je jedinou kopií, která vám zbyla. A shodou okolností je to kopie velmi kvalitní.

Jeden užitečný návyk: udělejte snímek obrazovky hned, jakmile se objednávka potvrdí. Jedno gesto a máte tu nejpřehlednější účtenku, jakou kdy budete skenovat.

Co zkontrolovat po naskenování

Fotka putuje do AI modelu přes relé s trochou kontextu: dnešní datum, vaše časové pásmo, měna, vaše kategorie a účty. Proto transakce dorazí v češtině a ne v obecných kategoriích.

Zpět dostanete částku, měnu, obchodníka, kategorii, poznámku a datum. Snímek obrazovky s více nákupy se vrátí jako několik transakcí. Přistanou v seznamu na hlavní obrazovce s možností úpravy. Tři věci stojí za pohled:

Nejdříve částka – porovnejte ji s vytištěným dokladem, protože klasickou chybou je spropitné přečtené jako celková částka nebo mezisoučet místo celkové sumy. Poté datum: účtenky mají vlastní datum a model ho použije, což je přesně to, co chcete, když skenujete včerejší nákup dnes ráno. Pokud bylo datum nečitelné, záznam přistane na dnešku, tak ho přesuňte. Nakonec kategorie a účet. Supermarket se zařadí do potravin automaticky. U smíšeného nákupu (léky a svačina z lékárny) se rozhodněte, zda jedna kategorie stačí, nebo zda stojí za to nákup na klávesnici rozdělit. Přehledný seznam v kategoriích zajistí, že se vše přiřadí správně mnohem častěji.

Jakákoli chyba je otázkou dvou sekund na stejné obrazovce, kterou používá rychlá klávesnice. Opravte obchodníka jednou a příští sken se zařadí správně sám.

Někdy se rozpoznání prostě nepovede: „Nepodařilo se přečíst“. Vybledlá účtenka, špatný úhel nebo obojí. Vyfoťte znovu nebo zadejte částku ručně.

Soukromí: zpracováno, neuloženo

Účtenka je malý střípek vašeho života, takže otázka, kde fotka skončí, je na místě. V Cash Book se obrázek v telefonu zmenší, projde přes relé studia do AI modelu a v momentě, kdy se vrátí výsledek, je smazán. Na serveru nic nezůstává a neexistuje žádný účet, ke kterému by se fotka vázala. Transakce zůstává ve vašem iPhonu a se zapnutou synchronizací ve vašem šifrovaném iCloudu, což popisuje přehled zabezpečení dat na iCloudu od Applu. Analytika pouze počítá, že sken proběhl a zda byl úspěšný, nikdy neřeší, co bylo na papíře.

iCloud synchronizace a soukromí obsahuje zbytek informací a v Nastavení můžete kdykoli vše exportovat do CSV nebo Excelu.

Kdy fotoaparát vynechat

Drobný nákup bez účtenky, kterou byste si chtěli nechat? Prostě to řekněte. „Čtyři padesát, káva, v rohu u metra“ je rychlejší než jakákoli fotka.

Žádné připojení? Skenování ho potřebuje. Zadejte částku na klávesnici nebo vyfoťte běžným fotoaparátem a naskenujte z knihovny později.

Platba kartou bez účtenky je přesně to, pro co existuje automatizace Apple Pay: částka a obchodník, žádná fotka, žádné přemýšlení.

A u měsíční faktury, která se nemění, naskenujte první, aby kategorie a obchodník seděli, a pak se zeptejte sami sebe, zda není jednodušší vytvořit opakovanou platbu. Jak sledovat předplatné a opakované platby vám pomůže se rozhodnout a kalkulačka nákladů na předplatné vám ukáže roční výdaje.

Jak z toho udělat týdenní návyk

Zapisujte v den nákupu, týdenní přehled je jen pojistka. Foťte účtenky u pokladny nebo v autě před odjezdem, ukládejte snímky obrazovky hned po potvrzení objednávky a jednou týdně zkontrolujte seznam na hlavní obrazovce. Pokud má některý den podezřele nízký součet, pravděpodobně vám v kapse kabátu zbyla účtenka. Obrazovka účty a čisté jmění je klidnější kontrola: pokud hotovostní účet neodpovídá tomu, co máte v peněžence, něco nebylo zaznamenáno.

Průzkumy výdajů domácností ukazují, že lidé nejvíce podceňují drobné, časté nákupy – a to jsou přesně ty účtenky, které se nejčastěji ztrácejí. Deset sekund s fotoaparátem tuto mezeru uzavře bez jediného ručně psaného znaku.

Z čeho vycházíme

Detaily o snímcích obrazovky a iCloudu vycházejí z článků podpory Apple. Zaznamenávání každého nákupu a týdenní revize vychází z veřejných doporučení MoneyHelper, jejichž plánovač rozpočtu začíná u skutečných účtenek a výpisů, a odpovídá datům o spotřebních výdajích z Bureau of Labor Statistics. To, jak aplikace nakládá s fotkou – zmenšení, zpracování přes relé, neukládání – vychází přímo z fungování aplikace Cash Book.

Získat Cash Book v App StoreZdarma na 7 dní. 19.99 $ jednorázově za doživotní přístup.

Získat Cash Book v App StoreZdarma na 7 dní. 19.99 $ jednorázově za doživotní přístup.