Como digitalizar recibos para um gestor de despesas no iPhone | Cash Book

Um recibo é um registo de despesa completo que alguém já escreveu por si. Total, loja, data, cada item, impresso e entregue sem custo. O único defeito é que vive em papel, e o papel vai para o bolso, mala, lixo, por essa ordem.

A digitalização move o registo para o seu gestor durante os dez segundos antes de desaparecer.

Quando uma foto supera a escrita

Para uma pequena compra, ditar é mais rápido do que fotografar. Não fotografe um café.

A câmara ganha o seu lugar quando um recibo contém mais do que um número que lhe interessa: a grande compra no supermercado, uma fatura de restaurante com linha de gorjeta, uma ida à farmácia onde dois itens são saúde e um é um saco de batatas fritas que não vai esconder. É também a ferramenta certa para qualquer documento com data e nome de comerciante que, de outra forma, escreveria mal, como uma fatura de hotel ou de serviços.

A digitalização de recibos no Cash Book é o círculo coral da câmara na parte inferior do Início. Toque nele e terá um ecrã "Capturar recibo" com duas portas: Câmara, para algo à sua frente, e Biblioteca de fotos, para uma foto ou captura de ecrã que já tenha. Situa-se ao lado do registo por voz, da automatização Apple Pay e do teclado, todos comparados em como gerir despesas no iPhone.

Papel, faturas, capturas de ecrã

Os recibos de papel são o caso clássico e também a pior entrada que a câmara recebe, porque o papel térmico desbota num bolso quente, enrola-se, vinca-se ao ser dobrado para a carteira e apanha reflexos de qualquer luz acima da mesa. Os talões de supermercado e restaurante precisam das dicas de fotografia abaixo mais do que qualquer outra coisa.

As faturas são as mais fáceis. Impressão limpa, papel simples ou um PDF que pode capturar, um total claro, data de vencimento e um fornecedor que não muda mês a mês. Digitalize uma com cuidado e a memória de comerciante faz o resto para sempre. Se uma fatura é um dos seus custos fixos, despesas fixas vs variáveis explica porque merece uma etiqueta própria.

As capturas de ecrã cobrem a pilha crescente de compras que nunca tocam no papel. Uma encomenda de comida, um recibo de transporte numa app, a confirmação de um bilhete, uma lista de compras na sua app bancária. Planas, nítidas, bem iluminadas por definição, razão pela qual a IA as lê tão bem.

Tirar uma foto que a IA consiga ler

Quase todos os erros de digitalização acontecem antes do disparo. Quatro hábitos resolvem quase todos.

1. Luz uniforme, sem sombras. A luz do dia de uma janela funciona; tal como uma luz de teto. A lanterna do telemóvel em papel térmico brilhante cria um reflexo que se posiciona, com um timing cómico, diretamente sobre o total. Se a única luz estiver atrás de si, mova-se para o lado para que a sua sombra não incida sobre o papel.
2. Plano, numa superfície simples. Alise os vincos ou segure ambas as extremidades contra uma mesa. Um recibo enrolado curva as colunas e transforma 18,40 em 13,40, o que não notará durante três semanas. Um fundo contrastante ajuda o modelo a encontrar as margens, por isso mesa escura, papel branco.
3. Um recibo por foto. Dois no enquadramento produzem uma transação confusa. Fotografe-os separadamente. Custa dez segundos.
4. Preencha o enquadramento, a direito, telemóvel paralelo ao papel em vez de inclinado, perto o suficiente para que o texto seja legível na pré-visualização. Se consegue ler o total no seu ecrã, a IA também consegue. A imagem é reduzida antes de ser enviada, por isso uma foto gigante não traz vantagens e uma nítida traz tudo.

Recibos longos são o caso genuinamente difícil. Quando não cabe num único enquadramento legível, lembre-se que o total e o comerciante vivem no topo e no fundo, capture ambos e aceite que o meio possa vir resumido em vez de detalhado.

Quando uma captura de ecrã supera uma foto

Se a compra aconteceu num ecrã, mantenha-a no ecrã. Apps de entrega, transporte, sites de bilhetes e lojas online mostram uma confirmação com o total, o comerciante e a data. Capture o ecrã, digitalize a partir da Biblioteca de fotos, feito, e nunca houve papel envolvido.

As capturas de ecrã também salvam um atraso. A lista de transações de uma app bancária ou histórico de encomendas mostra várias compras de uma vez, cada uma com valor e comerciante, e uma captura de ecrã pode resultar em várias transações.

E quando o papel já desapareceu, se a loja enviou o recibo por e-mail ou a encomenda só existe dentro de uma app, a captura de ecrã é a única cópia que tem. E é uma boa cópia.

Um hábito que vale a pena adotar: tire a captura de ecrã antes de fechar a app, no momento em que a encomenda é confirmada. Um gesto, e esse ecrã de confirmação é o recibo mais legível que alguma vez digitalizará.

O que verificar depois

A foto vai para o modelo de IA através do relay com um pouco de contexto, a data de hoje, o seu fuso horário, a sua moeda, as suas etiquetas e nomes de contas, razão pela qual a transação volta já a falar a sua língua em vez de categorias genéricas.

Recebe um valor, uma moeda, um comerciante, uma etiqueta correspondente à sua lista, uma nota e uma data. Uma captura de ecrã com várias compras volta como várias transações. Elas aterram na lista do dia no Início com uma opção de Editar, e há três coisas que merecem um olhar.

O valor primeiro, contra o total impresso, porque os erros clássicos são uma linha de gorjeta lida como total e um subtotal lido em vez do valor final. Depois a data: os recibos trazem a sua própria, e o modelo usa-a, que é exatamente o que quer quando está a digitalizar as compras de ontem esta manhã. Se a data estava ilegível, a entrada aterra em hoje, por isso mova-a. Por último, a etiqueta e a conta. Um supermercado vai para mercearias sem ajuda. Um recibo misto, medicamentos e snacks da mesma farmácia, é onde decide se uma etiqueta é suficiente ou se vale a pena dividir no teclado. Uma lista curta e claramente nomeada em etiquetas e categorias faz com que essa correspondência seja feita muito mais vezes.

Qualquer erro são dois segundos no mesmo ecrã que o teclado rápido usa. Corrija um comerciante uma vez e a próxima digitalização irá para o lugar certo sozinha.

Às vezes a leitura falha: "Não foi possível ler". Recibo desbotado, mau ângulo, ou ambos. Fotografe de novo ou escreva o total.

Privacidade: processado, não guardado

Um recibo é uma pequena fatia da sua vida, por isso a questão de onde a foto acaba é justa. No Cash Book, a imagem é reduzida no telemóvel, passada pelo relay do estúdio para um modelo de IA e eliminada assim que a transação volta. Nada é guardado num servidor e não existe conta à qual possa estar ligada. A transação fica no seu iPhone e, com a sincronização ligada, no seu iCloud encriptado, que a descrição geral da segurança dos dados do iCloud da Apple descreve. As análises contam que uma digitalização aconteceu e se funcionou, nunca o que estava no papel.

Sincronização iCloud e privacidade tem o resto, e as Definições exportam tudo para CSV ou Excel sempre que quiser.

Quando saltar a câmara

Uma pequena compra sem recibo que valha a pena guardar? Dite-a. "Quatro e cinquenta, café, no sítio da esquina" supera qualquer foto.

Sem ligação? A digitalização precisa de uma. Escreva o valor no teclado agora, ou fotografe com a app Câmara normal e digitalize da biblioteca mais tarde.

Um pagamento com cartão sem recibo é para o que a automatização Apple Pay existe: valor e comerciante, sem foto, sem pensar.

E para uma fatura mensal que nunca muda, digitalize a primeira para que a etiqueta e o comerciante fiquem certos, depois pergunte a si mesmo se uma entrada recorrente não dá menos trabalho. Como gerir subscrições e faturas recorrentes avalia isso, e a calculadora de custos de subscrição coloca um valor anual nas mensais.

Tornar isto parte da semana

Hábito diário, rede de segurança semanal. Fotografe recibos no balcão ou no carro antes de arrancar, capture ecrãs de encomendas antes de as fechar, e uma vez por semana verifique a lista do Início por um dia cujo total pareça suspeitosamente baixo, porque isso é geralmente um recibo ainda dobrado num bolso de casaco. O ecrã de contas e património líquido é a verificação mais silenciosa: uma conta de dinheiro a afastar-se do que está realmente na sua carteira significa que algo não está a ser registado.

Os inquéritos de despesas domésticas continuam a descobrir que as pequenas compras frequentes são as que as pessoas subestimam, e esses são também os recibos com maior probabilidade de se perderem. Dez segundos com a câmara fecham essa lacuna sem nada escrito à mão.

Em que se baseia isto

Os detalhes da captura de ecrã e do iCloud seguem os artigos de suporte da Apple sobre como tirar uma captura de ecrã e sobre a segurança dos dados no iCloud. Registar cada compra, incluindo as pequenas, e rever semanalmente segue a orientação orçamental pública do MoneyHelper, cujo planeador de orçamento começa a partir de recibos e extratos reais, e corresponde ao que os Consumer Expenditure Surveys do Bureau of Labor Statistics mostram sobre como a despesa diária é distribuída. O que a app faz com a foto, reduzida, analisada através do relay, não guardada, vem da própria app Cash Book.

Obter o Cash Book na App StoreGrátis durante 7 dias. 19.99 por uma licença vitalícia.

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