Como gerir subscrições e pagamentos recorrentes | Cash Book

As subscrições são a única despesa que ocorre enquanto não faz nada. Esse é o atrativo e, simultaneamente, o problema.

Uma cobrança de 9,99 € que renova mensalmente durante três anos custa 360 €, e ninguém decidiu gastar 360 € ao longo desses três anos. A solução não é cancelar tudo. É tornar cada renovação visível, como uma linha nos seus registos, para que o valor anual exista em algum lugar além da memória do seu banco.

Porque é que as subscrições passam despercebidas

Uma compra única tem um momento. Decide, paga e vê o dinheiro sair. Uma subscrição tem esse momento apenas uma vez, no registo, muitas vezes disfarçado de período experimental, e cada renovação posterior é silenciosa: uma linha entre cinquenta num extrato que abre duas vezes por mês, pequena o suficiente para passar despercebida, por vezes sob um nome de comerciante que nada tem a ver com o serviço que pensa estar a pagar.

Três fatores agravam a situação. Os períodos experimentais convertem-se silenciosamente, pelo que o serviço que testou em abril continua a ser cobrado em novembro. Os preços aumentam um ou dois euros de cada vez, anunciados num e-mail que ninguém abre. E as cobranças estão dispersas: algumas através da sua conta Apple, outras no cartão, outras por débito direto, e algumas num cartão que substituiu há dois anos, mas que o comerciante atualizou automaticamente.

Por isso, quase ninguém consegue dizer o total anual das suas subscrições sem consultar. Lifestyle creep, na sua forma mais pura. Gastos que aumentaram sem que ninguém decidisse.

A auditoria: três locais a verificar

Faça-o uma vez, de forma rigorosa, e depois uma versão mais leve trimestralmente. Reserve 45 minutos e aceite que o primeiro número será pior do que imagina.

Comece pelo ecrã de Subscrições da Apple. Definições, o seu nome no topo, Subscrições. Tudo o que é faturado através da sua conta Apple, com preço e data de renovação, além de uma secção de expiradas que vale a pena consultar: por vezes, algo que pretendia manter expirou, e algo que queria cancelar está silenciosamente agendado para renovar na próxima terça-feira.

Depois, três meses de extratos bancários e de cartão. Marque cada cobrança que aparece mais do que uma vez e cada valor único com um montante suspeitamente redondo. Três meses permitem captar renovações mensais e a maioria das trimestrais. Verifique todos os cartões, incluindo aquele que nunca usa, e a própria conta bancária para débitos diretos. Os nomes dos comerciantes são frequentemente crípticos, por isso pesquise uma cobrança recorrente desconhecida online antes de concluir que é fraude; nove em cada dez vezes é uma empresa-mãe de que nunca ouviu falar.

Por fim, o seu e-mail. Pesquise por "recibo", "renovação", "subscrição", "fatura", "período experimental". Isto permite encontrar as duas coisas que os extratos não mostram: subscrições anuais que não renovam durante meses e serviços faturados num cartão que deixou de verificar. Recue um ano.

Coloque tudo numa lista com quatro colunas: Serviço, montante, ciclo, onde é faturado. Se tiver uma captura de ecrã do ecrã de Subscrições da Apple, o leitor de recibos lerá a partir da biblioteca de fotografias e transformará as linhas em transações, embora deva verificar as datas depois: esse ecrã mostra datas de renovação, não datas de cobrança, e raramente são as mesmas. O guia de leitura de recibos explica onde o leitor é eficaz e onde precisa de verificação.

Uma etiqueta para todas

Uma subscrição registada em "Entretenimento" torna-se invisível novamente assim que é registada, porque se mistura com um bilhete de cinema e duas refeições fora. Uma etiqueta, usada para cada cobrança recorrente, mantém o total numa única linha.

Abra Etiquetas, crie uma etiqueta chamada Subscrições, agrupe-a sob uma categoria chamada Contas com renda, serviços e seguros. O Insights oferece-lhe então duas coisas ao mesmo tempo: a linha Subscrições com a sua variação face ao mês anterior, e a categoria Contas como um todo, que representa o lado fixo que o conceito de despesas fixas versus variáveis aborda.

Não crie uma etiqueta por serviço. Doze etiquetas com uma transação cada não lhe dizem nada que uma nota não dissesse, e destroem a comparação mensal, que é a única parte que continua a funcionar depois de perder o interesse.

Quer um limite? Defina um orçamento mensal na etiqueta Subscrições com o seu total atual. Não impede a renovação, mas a barra fica vermelha no mês em que um período experimental é convertido, que é precisamente o momento que vale a pena notar.

Registe as renovações quando ocorrem

É isto que mantém a auditoria válida após a sua conclusão, e a forma como o faz depende inteiramente de como o serviço é faturado.

As cobranças feitas com Apple Pay registam-se sozinhas assim que a automação Apple Pay está ativa: o toque abre o Cash Book e o montante e comerciante são registados automaticamente. Configurá-la demora cerca de dois minutos. Etiquete as subscrições durante o processo.

As renovações cobradas a um cartão guardado, ou através da sua conta Apple, não são transações Apple Pay. O comerciante cobra ao cartão que já possui, ou a Apple fatura a sua conta, e como não há toque, nada é registado automaticamente. São estas as que a sua auditoria encontrou e as que tem de registar manualmente. O hábito mais simples: registe no dia em que a cobrança aparece, no teclado rápido, montante, etiqueta Subscrições, uma nota com o nome do serviço, três toques. Para uma renovação que ocorre sempre na mesma data, registe nessa manhã antes da cobrança aparecer. O montante não será uma surpresa.

Com a entrada aberta, marque-a como recorrente, semanal ou mensal. A entrada passa a carregar o seu ciclo, o que torna uma renovação distinguível de uma compra única quando olhar para trás em março e não se lembrar.

As cobranças anuais são registadas na totalidade, no dia em que ocorrem. Algumas pessoas preferem dividir o custo por doze meses para que cada mês pareça equilibrado, mas prefiro registar o que realmente aconteceu e usar a lente anual abaixo para comparações. Se uma cobrança anual desequilibrar o mês em que ocorre, isso é um fundo de reserva: um duodécimo posto de parte a cada mês para que o dinheiro exista quando a conta chegar.

Olhe para o custo anual, não para o mensal

As subscrições são apresentadas mensalmente porque um número mensal é pequeno. 12,99 € é uma sandes. 155,88 € é uma decisão.

Adicione uma quinta coluna à sua lista. Preços mensais vezes doze, anuais como estão, trimestrais vezes quatro, e some tudo. O calculador de custo de subscrições faz a lista toda de uma vez e mostra o valor a cinco anos, que é o que realmente muda mentalidades: 140 € por mês são 8.400 € em cinco anos, e essa frase cancelou mais subscrições do que qualquer conselho nesta página.

Os aumentos de preço merecem o mesmo tratamento. Um serviço que passa de 9,99 € para 12,99 € custa mais 36 € por ano, o que parece pouco, mas representa um aumento de 30 por cento, o que não é. Se a etiqueta for consistente, o Insights deteta-o: a linha Subscrições move-se no mês em que acontece e "onde mudou" aponta o culpado.

Cancelar, reduzir ou manter

Com a lista, a coluna anual e um mês de registos reais, pode decidir. Três regras cobrem a maioria dos casos.

Não usou nos últimos 60 dias? Cancele. Não "analise". Cancele. Se sentir falta, pode voltar a subscrever, geralmente com um novo período experimental. As pessoas resistem a isto porque podem usar no próximo mês, que é a mesma frase que dizem desde a primavera, e a coluna anual mostra o que isso tem custado.

Usa, mas não totalmente? Reduza o plano. Quase todos os serviços têm um nível mais barato, e quase todos estão no nível que escolheram durante um período experimental quando não sabiam o que precisavam. Um plano familiar a alimentar uma pessoa. Um nível premium cujas funcionalidades não sabe nomear. Reduzir mantém o que usa e elimina a parte que tem pago por pura inércia.

Anual e usado mensalmente há seis meses? Mantenha o anual. O desconto é genuíno para serviços que utiliza genuinamente, e uma perda para qualquer coisa que abandonará em março, porque pagou antecipadamente nove meses de nada. Seis meses de utilização são um teste justo.

Para cancelar através da Apple: Definições, o seu nome, Subscrições, escolha o serviço, Cancelar. Mantém-se ativo até ao fim do período atual. Para tudo o que é faturado diretamente, cancele no site da empresa e guarde o e-mail de confirmação, depois verifique o extrato do mês seguinte para garantir que parou mesmo. Cancelamentos que não foram processados são uma das principais coisas que a reauditoria trimestral serve para detetar.

Uma nota sobre o âmbito. Tudo isto diz respeito a serviços. Pagamentos de empréstimos, seguros e qualquer coisa com contrato são um tipo diferente de conta recorrente, onde cancelar acarreta consequências que um teste de 60 dias desconhece. Orientações públicas de entidades como o CFPB, ou uma conversa com um consultor, são o ponto de partida correto para esses casos.

Reaudite trimestralmente

A primeira auditoria é a mais pesada. Depois, a lista desvia-se, como as listas fazem: um novo período experimental, um aumento de preço, uma ferramenta que subscreveu durante um projeto em fevereiro.

Quatro datas no calendário. Em cada uma, repita a verificação das três fontes, com a pesquisa de e-mail limitada a esse trimestre, e compare com a sua última lista. Está à procura de apenas três coisas: novos itens, preços alterados, coisas que cancelou e que continuam a ser cobradas.

Quinze minutos, porque está a comparar em vez de construir.

Entre auditorias, a etiqueta faz a vigilância por si. Se a linha Subscrições no Insights se move quando nada deveria ter mudado, algo aconteceu, e "onde mudou" irá nomeá-lo. Essa é toda a diferença entre gerir subscrições e apenas pagá-las: o número existe, tem um histórico, e uma alteração torna-se uma questão que pode responder num minuto. O guia de orçamento mensal mostra onde esse número se encaixa no plano maior.

Em que se baseia isto

Os passos do lado da Apple seguem as orientações de suporte publicadas pela Apple sobre como visualizar e cancelar subscrições faturadas através de uma conta Apple. A abordagem de auditoria primeiro, registando cada cobrança recorrente antes de alterar algo, segue as orientações de orçamento do Consumer Financial Protection Bureau. O contexto sobre quanto das despesas familiares vai para serviços recorrentes, e quão pouca margem muitas famílias têm para cobranças que ninguém notou, provém dos Inquéritos sobre Despesas de Consumo do Bureau of Labor Statistics e do relatório anual SHED da Reserva Federal.

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