Cách quản lý đăng ký và hóa đơn định kỳ hiệu quả | Cash Book

Đăng ký dịch vụ là khoản chi duy nhất xảy ra khi bạn không làm gì cả. Đó vừa là sự tiện lợi, vừa là vấn đề cốt lõi.

Một khoản phí $9.99 gia hạn hàng tháng trong ba năm sẽ tốn $360, và trong ba năm đó, chưa bao giờ bạn thực sự quyết định chi $360. Giải pháp không phải là hủy mọi thứ. Giải pháp là làm cho mỗi lần gia hạn trở nên rõ ràng, như một dòng trong hồ sơ của bạn, để con số hàng năm tồn tại ở một nơi nào đó thay vì chỉ trong trí nhớ của ngân hàng.

Tại sao các khoản đăng ký dễ bị bỏ quên

Một lần mua sắm thông thường có một thời điểm cụ thể. Bạn quyết định, bạn trả tiền, bạn theo dõi nó. Một khoản đăng ký chỉ có khoảnh khắc đó đúng một lần khi đăng ký, thường được ngụy trang dưới dạng dùng thử miễn phí, và mọi lần gia hạn sau đó đều âm thầm: một dòng trong số năm mươi dòng trên sao kê mà bạn xem hai lần mỗi tháng, đủ nhỏ để lướt qua, đôi khi dưới tên đơn vị thụ hưởng không liên quan gì đến dịch vụ bạn nghĩ mình đang trả tiền.

Ba điều làm cho tình hình tệ hơn. Các bản dùng thử tự động chuyển sang trả phí, nên thứ bạn thử vào tháng 4 vẫn đang trừ tiền vào tháng 11. Giá tăng từng chút một, được thông báo trong một email không ai mở. Và các khoản phí bị phân tán: một số qua tài khoản Apple, một số vào thẻ, một số vào tài khoản ngân hàng dưới dạng ghi nợ trực tiếp, một số vào thẻ bạn đã thay thế hai năm trước mà đơn vị bán hàng đã tự cập nhật.

Vì vậy, hầu như không ai có thể gọi tên tổng chi phí đăng ký hàng năm của mình mà không cần kiểm tra. Lifestyle creep, ở dạng thuần túy nhất. Chi tiêu tăng lên mà không ai quyết định.

Rà soát: ba nơi cần kiểm tra

Hãy thực hiện nghiêm túc một lần, sau đó là phiên bản rút gọn hàng quý. Dành ra 45 phút và chấp nhận rằng con số đầu tiên sẽ tệ hơn bạn nghĩ.

Bắt đầu với màn hình Đăng ký của Apple. Cài đặt, tên bạn ở trên cùng, Đăng ký. Mọi thứ thanh toán qua tài khoản Apple, kèm giá và ngày gia hạn, cộng với phần đã hết hạn rất đáng xem: đôi khi thứ bạn định giữ đã hết hạn, và thứ bạn định hủy lại đang âm thầm chờ gia hạn vào thứ Ba tới.

Sau đó là ba tháng sao kê thẻ và ngân hàng. Đánh dấu mọi khoản phí xuất hiện nhiều hơn một lần, và mọi khoản phí lẻ ở con số tròn một cách đáng ngờ. Ba tháng là đủ để bắt gặp các khoản phí tháng và lọc ra hầu hết các khoản phí quý. Kiểm tra mọi thẻ, kể cả thẻ bạn không bao giờ dùng, và chính tài khoản ngân hàng cho các khoản ghi nợ trực tiếp. Tên đơn vị thụ hưởng thường khó hiểu, vì vậy hãy tìm kiếm một khoản phí lặp lại lạ trên mạng trước khi kết luận đó là gian lận, vì chín trên mười trường hợp đó là công ty mẹ mà bạn chưa từng nghe tên.

Tiếp theo là email của bạn. Tìm kiếm "receipt", "renewal", "your subscription", "invoice", "trial". Cách này giúp tìm ra hai thứ mà sao kê không thể: các đăng ký hàng năm chưa đến hạn trong nhiều tháng, và các dịch vụ trừ vào thẻ bạn đã ngừng kiểm tra. Hãy xem lại một năm.

Liệt kê tất cả vào một danh sách với bốn cột: Dịch vụ, số tiền, chu kỳ, nơi thanh toán. Nếu bạn có ảnh chụp màn hình Đăng ký của Apple, trình quét biên lai sẽ đọc từ thư viện ảnh và chuyển thành giao dịch, dù hãy kiểm tra lại ngày tháng sau đó: màn hình đó hiển thị ngày gia hạn, không phải ngày trừ tiền, và hai ngày này hiếm khi trùng nhau. Hướng dẫn quét biên lai giải thích rõ nơi trình quét mạnh mẽ và nơi cần kiểm tra lại.

Một thẻ cho tất cả

Một khoản đăng ký được ghi dưới mục "Giải trí" sẽ trở nên vô hình ngay khi được ghi lại, vì nó bị trộn lẫn với vé xem phim và đồ ăn nhanh. Một thẻ duy nhất, dùng cho mọi khoản phí định kỳ, giữ cho tổng chi phí nằm trên một dòng.

Mở Tags, tạo thẻ tên là Subscriptions, nhóm vào danh mục Bills cùng với tiền thuê nhà, điện nước và bảo hiểm. Phân tích sẽ cho bạn hai thứ cùng lúc: dòng Subscriptions với sự thay đổi so với tháng trước, và danh mục Bills nói chung, đó là phần chi phí cố định mà fixed versus variable đề cập đến.

Đừng tạo thẻ riêng cho từng dịch vụ. Mười hai thẻ với mỗi thẻ một giao dịch không cho bạn biết gì hơn một ghi chú, và chúng làm hỏng việc so sánh hàng tháng, phần duy nhất vẫn hoạt động sau khi bạn mất hứng thú.

Muốn có giới hạn? Đặt một ngân sách hàng tháng cho thẻ Subscriptions ở mức tổng hiện tại. Nó không thể ngăn bất cứ thứ gì gia hạn. Nhưng thanh trạng thái sẽ chuyển sang màu đỏ vào tháng mà bản dùng thử chuyển sang trả phí, đó chính là thời điểm đáng chú ý.

Ghi lại các khoản gia hạn khi chúng phát sinh

Đây là cách giữ cho việc rà soát luôn chính xác sau khi đã hoàn tất, và cách thực hiện phụ thuộc hoàn toàn vào cách dịch vụ đó thu phí.

Các khoản thanh toán bằng Apple Pay sẽ tự ghi lại khi Apple Pay automation được thiết lập: thao tác chạm mở Cash Book và số tiền cùng đơn vị thụ hưởng sẽ tự động được ghi nhận. Thiết lập nó chỉ mất khoảng hai phút. Gắn thẻ Subscriptions cho các khoản đăng ký khi chúng xuất hiện.

Các khoản gia hạn trừ vào thẻ đã lưu hoặc qua tài khoản Apple không phải là giao dịch Apple Pay và sẽ không bao giờ là như vậy. Đơn vị bán hàng trừ tiền vào thẻ họ đã có, hoặc Apple thu phí qua tài khoản, và vì không có thao tác chạm nào xảy ra nên không có gì tự động ghi lại. Đây là những khoản bạn đã tìm thấy trong quá trình rà soát và là những khoản bạn phải tự ghi. Thói quen dễ nhất: ghi lại vào ngày khoản phí xuất hiện, trên keypad, số tiền, thẻ Subscriptions, ghi chú tên dịch vụ, ba lần chạm. Với khoản gia hạn luôn rơi vào cùng một ngày, hãy ghi vào buổi sáng đó trước khi khoản phí xuất hiện. Số tiền sẽ không làm bạn ngạc nhiên.

Khi mục nhập đang mở, hãy đánh dấu nó là định kỳ, hàng tuần hoặc hàng tháng. Mục nhập sẽ mang theo chu kỳ của nó, giúp phân biệt khoản gia hạn với khoản chi một lần khi bạn nhìn lại vào tháng 3 và không thể nhớ ra.

Các khoản phí hàng năm được ghi đầy đủ vào ngày chúng phát sinh. Một số người thích chia nhỏ chi phí ra 12 tháng để mỗi tháng trông gọn gàng hơn, nhưng tôi thà ghi lại những gì thực sự đã xảy ra và sử dụng góc nhìn hàng năm bên dưới để so sánh. Nếu một khoản phí hàng năm làm phẳng tháng mà nó rơi vào, đó là một sinking fund: một phần mười hai được để dành mỗi tháng để tiền luôn sẵn sàng khi hóa đơn đến.

Nhìn vào chi phí hàng năm, không phải hàng tháng

Các đăng ký được định giá theo tháng vì con số hàng tháng rất nhỏ. $12.99 chỉ là một chiếc bánh mì. $155.88 là một quyết định.

Thêm cột thứ năm vào danh sách của bạn. Giá hàng tháng nhân 12, các gói năm giữ nguyên, các gói quý nhân 4, và tính tổng. Công cụ tính chi phí đăng ký thực hiện toàn bộ danh sách cùng lúc và hiển thị cả con số 5 năm, đây là con số thực sự thay đổi suy nghĩ: $140 một tháng là $8,400 trong năm năm, và câu nói đó đã hủy nhiều đăng ký hơn bất kỳ lời khuyên nào trên trang này.

Việc tăng giá cũng xứng đáng được đối xử tương tự. Một dịch vụ tăng từ $9.99 lên $12.99 tốn thêm $36 một năm, nghe có vẻ không đáng kể, nhưng đại diện cho mức tăng 30 phần trăm, điều đó thì có. Nếu thẻ nhất quán, Phân tích sẽ bắt được nó: dòng Subscriptions di chuyển vào tháng nó xảy ra và "nơi nó thay đổi" chỉ ra thủ phạm.

Hủy, hạ cấp hoặc giữ

Với danh sách, cột hàng năm và một tháng ghi chép thực tế, bạn có thể quyết định. Ba quy tắc bao quát hầu hết mọi thứ.

Không mở trong 60 ngày? Hủy. Không phải "xem xét". Hủy. Nếu bạn nhớ nó, bạn có thể đăng ký lại, thường kèm theo bản dùng thử mới. Mọi người phản đối điều này vì họ có thể dùng nó vào tháng sau, đó là câu nói họ đã nói từ mùa xuân, và cột hàng năm cho thấy việc nói câu đó đã tốn kém bao nhiêu.

Đang dùng nhưng không đầy đủ? Hạ cấp. Hầu như mọi dịch vụ đều có gói rẻ hơn, và hầu như mọi người đều đang dùng gói họ chọn trong thời gian dùng thử khi họ không biết mình cần gì. Một gói gia đình cho một người. Một gói cao cấp mà bạn không thể kể tên các tính năng. Hạ cấp giúp giữ lại thứ bạn dùng và loại bỏ phần bạn đang trả tiền do quán tính.

Gói năm và dùng hàng tháng trong sáu tháng? Giữ gói năm. Mức giảm giá là thực cho các dịch vụ bạn thực sự dùng, và là khoản lỗ cho bất cứ thứ gì bạn sẽ bỏ vào tháng 3, vì bạn đã trả trước chín tháng không dùng. Sáu tháng sử dụng là một bài kiểm tra công bằng.

Để hủy qua Apple: Cài đặt, tên bạn, Đăng ký, chọn dịch vụ, Hủy. Nó vẫn hoạt động cho đến khi kỳ hiện tại kết thúc. Với bất kỳ thứ gì thanh toán trực tiếp, hãy hủy trên trang web của công ty và giữ email xác nhận, sau đó kiểm tra sao kê tháng sau để đảm bảo nó thực sự đã dừng. Các khoản hủy không thành công âm thầm là một trong những điều chính mà việc rà soát lại hàng quý cần bắt được.

Một lưu ý về phạm vi. Tất cả những điều này là về dịch vụ. Các khoản thanh toán khoản vay, bảo hiểm và bất cứ thứ gì có hợp đồng là một loại hóa đơn định kỳ khác, nơi việc hủy bỏ mang lại hậu quả mà bài kiểm tra 60 ngày không biết gì về nó. Hướng dẫn công khai từ một cơ quan như CFPB, hoặc cuộc trò chuyện với cố vấn, là điểm khởi đầu đúng đắn cho những khoản đó.

Rà soát lại mỗi quý

Lần rà soát đầu tiên là lần nặng nề nhất. Sau đó danh sách sẽ trôi đi, như các danh sách thường làm: một bản dùng thử mới, một đợt tăng giá, một công cụ bạn đăng ký trong một dự án vào tháng 2.

Bốn ngày trong lịch. Vào mỗi ngày, lặp lại việc kiểm tra từ ba nguồn, với tìm kiếm email giới hạn trong quý đó, và so sánh với danh sách cuối cùng của bạn. Bạn chỉ đang săn lùng ba thứ. Các mục mới. Giá thay đổi. Những thứ bạn đã hủy mà vẫn trừ tiền.

Mười lăm phút, vì bạn đang so sánh thay vì xây dựng.

Giữa các lần rà soát, thẻ sẽ theo dõi cho bạn. Nếu dòng Subscriptions trong Insights di chuyển khi không có gì đáng lẽ phải thay đổi, thì có gì đó đã thay đổi, và "nơi nó thay đổi" sẽ gọi tên nó. Đó là toàn bộ sự khác biệt giữa việc theo dõi đăng ký và chỉ đơn thuần là trả tiền cho chúng: con số tồn tại, nó có lịch sử, và một sự thay đổi trong đó trở thành một câu hỏi bạn có thể trả lời trong khoảng một phút. Hướng dẫn ngân sách hàng tháng cho thấy con số đó nằm ở đâu trong kế hoạch lớn hơn.

Cơ sở của hướng dẫn này

Các bước phía Apple tuân theo hướng dẫn hỗ trợ đã xuất bản của Apple về việc xem và hủy các đăng ký thanh toán qua tài khoản Apple. Cách tiếp cận rà soát trước, ghi lại mọi khoản phí định kỳ trước khi thay đổi bất cứ điều gì, tuân theo hướng dẫn lập ngân sách từ Cục Bảo vệ Tài chính Người tiêu dùng (CFPB). Bối cảnh về việc chi tiêu hộ gia đình dành bao nhiêu cho các dịch vụ định kỳ, và bao nhiêu hộ gia đình có ít biên độ cho các khoản phí không ai để ý, đến từ Khảo sát Chi tiêu Tiêu dùng của Cục Thống kê Lao động và báo cáo SHED hàng năm của Cục Dự trữ Liên bang.

Tải Cash Book trên App StoreMiễn phí 7 ngày. $19.99 trọn đời.

Tải Cash Book trên App StoreMiễn phí 7 ngày. $19.99 trọn đời.