Quỹ dự phòng (Sinking fund) là gì? Định nghĩa và ví dụ | Cash Book
Trả lời nhanh
Quỹ dự phòng là khoản tiền được trích ra định kỳ cho một chi phí cụ thể, dự kiến sẽ phát sinh trong tương lai: bảo hiểm hàng năm, bảo dưỡng xe, kỳ nghỉ, mua máy tính mới, quà tặng cuối năm. Hãy chia tổng chi phí cho số tháng còn lại, tiết kiệm số tiền đó mỗi tháng, và bạn sẽ có đủ tiền khi hóa đơn đến hạn. Ví dụ, phí bảo hiểm $1,200 cần đóng sau 12 tháng sẽ là $100 mỗi tháng. Quỹ khẩn cấp dùng cho những việc không thể đoán trước. Quỹ dự phòng dùng cho những việc bạn biết trước và chi tiêu có mục đích vào một thời điểm đã định.
Mọi thứ trong tháng vẫn ổn. Sau đó, gara gọi điện về việc sửa phanh, hoặc hóa đơn bảo hiểm hàng năm đến hạn vào ngày mười bốn, và tháng đó không còn ổn nữa. Không có gì trong số đó là bất ngờ. Chiếc xe đã có phanh từ khi bạn sở hữu nó và bảo hiểm gia hạn vào cùng một ngày mỗi năm, nhưng cả hai đều đến như một cú sốc, vì một tháng bình thường không có chỗ cho khoản chi $600. Quỹ dự phòng là giải pháp nhỏ, đơn giản: tiền được để dành từng chút một cho một chi phí mà bạn biết trước sẽ đến, để khi hóa đơn xuất hiện, tiền đã sẵn sàng chờ đợi.
Chia hóa đơn theo số tháng
Lấy tổng chi phí. Lấy số tháng còn lại cho đến khi đến hạn. Chia nhỏ. Sau đó chuyển số tiền đó vào tiết kiệm mỗi tháng và coi như đã chi tiêu, thanh toán hóa đơn từ quỹ khi nó đến, và bắt đầu chu kỳ tiếp theo vào cùng ngày đó.
Bảo hiểm xe là $1,200, đến hạn trong 12 tháng: $100 mỗi tháng. Bảo dưỡng xe và lốp xe ước tính là $600 trong 8 tháng: $75 mỗi tháng. Một kỳ nghỉ hè sẽ tốn khoảng $1,500 và còn 10 tháng nữa: $150 mỗi tháng. Quà tặng ngày lễ, $400 trong 4 tháng: $100 mỗi tháng. Tổng cộng, $425 mỗi tháng vào các quỹ dự phòng, nghe có vẻ là một khoản tiền lớn cho đến khi bạn nhận ra đó chính là $3,700 mà bạn vẫn sẽ chi tiêu, chỉ là nó đến đều đặn thay vì bốn cú sốc.
Thanh toán từng khoản đó vào đúng tháng nó phát sinh chính là điều làm hỏng ngân sách vào tháng Ba, tháng Bảy và tháng Mười Hai, và đây không phải là vấn đề hiếm gặp: khảo sát hộ gia đình năm 2025 của Cục Dự trữ Liên bang cho thấy việc sửa chữa hoặc thay thế xe lớn là chi phí bất ngờ phổ biến nhất, được báo cáo bởi 30 phần trăm người trưởng thành, tiếp theo là sửa chữa nhà cửa và thiết bị ở mức 22 phần trăm. Một số trong đó là trường hợp khẩn cấp thực sự. Nhiều khoản là chi phí có thể dự đoán được mà không ai lập quỹ.
Và khi chi phí bảo dưỡng xe lấy từ quỹ khẩn cấp, quỹ khẩn cấp sẽ bị thu hẹp cho một việc chưa bao giờ là khẩn cấp, điều này khiến bạn phải xây dựng lại quỹ duy nhất đáng lẽ phải luôn đầy, trong những tháng mà bạn không hề có kế hoạch phải xây dựng lại bất cứ thứ gì.
Khoản đóng góp không phải là chi tiêu
Có hai thời điểm ghi chép, và một trong số đó thường bị làm sai. Khoản đóng góp hàng tháng không phải là chi tiêu. Nó chỉ di chuyển tiền từ nơi này sang nơi khác mà bạn sở hữu, và giá trị tài sản ròng của bạn không thay đổi một chút nào. Hóa đơn, khi cuối cùng được thanh toán, mới là chi tiêu.
Vì vậy, trong Cash Book, khoản đóng góp là một giao dịch chuyển khoản giữa các tài khoản, từ tài khoản thanh toán sang tiết kiệm, giúp giữ nguyên con số tài sản ròng và giữ cho tổng chi tiêu của tháng trung thực. Khi bảo hiểm được thanh toán từ tài khoản tiết kiệm, hãy ghi lại một lần, từ tài khoản tiết kiệm, với thẻ (tag) Bảo hiểm, và tháng đó sẽ hiển thị khoản chi $1,200 đã được chuẩn bị từ mười hai tháng trước.
Thẻ (tag) và ngân sách sẽ làm phần còn lại. Một thẻ cho mỗi quỹ, hoặc một danh mục Quỹ dự phòng với các thẻ bên dưới. Một ngân sách định kỳ $100 cho thẻ Bảo hiểm sẽ biến kế hoạch thành một thanh tiến trình trên màn hình Ngân sách, lấp đầy dần theo con số hàng năm, và công cụ tính mục tiêu tiết kiệm sẽ thực hiện phép tính cho bất kỳ mục tiêu và ngày tháng nào. Vì số tiền là cố định và hàng tháng, hướng dẫn về đăng ký và hóa đơn định kỳ cũng áp dụng cho các khoản đóng góp: cùng nhịp điệu, cùng thẻ, cùng đánh giá hàng năm.
Giá của năm ngoái
Phí bảo hiểm tăng. Chi phí dịch vụ tăng. Một quỹ dựa trên những gì bạn đã trả năm ngoái sẽ bị thiếu hụt vào đúng thời điểm không mong muốn, và việc thêm 5 đến 10 phần trăm vào dự toán sẽ bao phủ hầu hết khoảng cách đó; nếu vẫn thiếu, phần chênh lệch sẽ lấy từ tháng hiện tại và số tiền hàng tháng sẽ tăng lên cho chu kỳ tiếp theo.
Thời điểm cũng là một yếu tố khác. Một hóa đơn $1,200 đến hạn trong ba tháng là $400 mỗi tháng, điều mà không ngân sách thông thường nào có thể hấp thụ một cách nhẹ nhàng, vì vậy quỹ nên bắt đầu từ ngày hóa đơn cuối cùng được thanh toán thay vì vào tháng bạn nhớ ra hóa đơn tiếp theo sắp đến.
Sau đó là chính số dư, nằm đó trông có vẻ như khả dụng. Thực tế không phải vậy. Số dư tiết kiệm $900 được tạo thành từ bốn quỹ đã phân bổ là $0 tiền chi tiêu trong một lớp ngụy trang thuyết phục. Và việc ghi nhận các khoản đóng góp là chi tiêu rồi sau đó ghi nhận cả hóa đơn sẽ đếm cùng một khoản $1,200 hai lần, khiến một năm hoạt động tốt trông như một thảm họa trên màn hình Thông tin chi tiết (Insights).
Quỹ dự phòng là người anh em có kế hoạch của quỹ khẩn cấp, và là thứ làm cho chi phí cố định hàng năm hoạt động giống như chi phí hàng tháng, cùng với các thuật ngữ còn lại trong bảng thuật ngữ.
Không có gì về hóa đơn tháng Ba là bất ngờ cả.
Tải Cash Book trên App StoreMiễn phí 7 ngày. $19.99 trọn đời.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa quỹ dự phòng và quỹ khẩn cấp là gì?
Quỹ khẩn cấp chi trả cho những chi phí không thể dự đoán: mất việc, hóa đơn y tế, hỏng hóc thiết bị đột xuất. Quỹ dự phòng chi trả cho các chi phí bạn biết trước nhưng không thanh toán hàng tháng: bảo hiểm, bảo dưỡng, kỳ nghỉ, quà tặng. Cả hai đều là tiết kiệm, nhưng quỹ dự phòng được chi tiêu theo kế hoạch, còn quỹ khẩn cấp nên được giữ nguyên.
Tôi nên có bao nhiêu quỹ dự phòng?
Nhiều bằng số lượng các chi phí không thường xuyên mà bạn cần lập kế hoạch, với hầu hết các hộ gia đình là từ 3 đến 6 quỹ. Các quỹ phổ biến là chi phí xe cộ, bảo hiểm hàng năm, kỳ nghỉ, quà tặng, sửa chữa nhà cửa và thay thế thiết bị. Quá nhiều quỹ sẽ gây phiền phức; một quỹ duy nhất với ghi chú về các mục chi tiêu là đủ cho các khoản nhỏ.
Quỹ dự phòng có cần tài khoản ngân hàng riêng không?
Không. Nhiều người giữ một tài khoản tiết kiệm và theo dõi sự phân bổ bằng ghi chú, bảng tính hoặc thẻ (tag) theo mục đích. Điều quan trọng là số tiền đó được coi là đã phân bổ, ví dụ số dư tiết kiệm $600 được hiểu là $400 cho bảo hiểm và $200 cho quà tặng, không phải là $600 tiền khả dụng. Tài khoản riêng chỉ hữu ích nếu bạn dễ bị cám dỗ chi tiêu số dư đó.
Điều gì xảy ra nếu chi phí thực tế cao hơn quỹ?
Hãy thanh toán phần chênh lệch từ chi tiêu tháng hiện tại hoặc từ quỹ khẩn cấp, sau đó tăng số tiền tiết kiệm hàng tháng để chu kỳ sau đủ bù đắp. Phí bảo hiểm và chi phí dịch vụ thường tăng, vì vậy quỹ dựa trên giá năm ngoái thường hơi thiếu. Thêm 5 đến 10 phần trăm vào dự toán sẽ giúp tránh được điều này.
Tôi có nên ghi nhận khoản đóng góp vào quỹ dự phòng là một khoản chi tiêu?
Hãy ghi là chuyển khoản, không phải chi tiêu. Chuyển $100 từ tài khoản thanh toán sang tiết kiệm không làm giảm tài sản của bạn, vì vậy ghi nhận là chi tiêu sẽ làm tháng đó trông tệ hơn thực tế. Khi hóa đơn bảo hiểm được thanh toán từ quỹ, đó mới là chi tiêu, và nó được ghi nhận một lần từ tài khoản tiết kiệm với thẻ (tag) phù hợp.
Nguồn tham khảo
Tải Cash Book trên App StoreMiễn phí 7 ngày. $19.99 trọn đời.